Rechtssicherheit für Führungskräfte

Dabei hängt allerdings die möglicherweise mit falschen Entscheidungen verbundene Haftung als Damoklesschwert über ihnen – haben sie gegenüber der Gesellschaft und deren Gesellschaftern schließlich für die sorgfältige Führung des Unternehmens einzustehen. Dringliche Entscheidungen fördern die Gefahr von Fehlverhalten. Die Geschäftsführer einer GmbH und die Vorstände einer AG haften der Gesellschaft für die sorgfältige Führung des Unternehmens. Die häufigsten und in der Praxis bei weitem überwiegenden Haftungsszenarien sind:

Organisationsverschulden

Da Führungskräfte nicht alle Aufgaben selbst ausführen können, gehört zu ihrem Verantwortungsbereich auch die Schaffung einer Unternehmensorganisation, welche die Erreichung des Unternehmensziels durch arbeitsteilige Organisation sicherstellt. Im Zuge dieser Aufgabenteilung muss gewährleistet bleiben, dass die Organisation von Wissen im Unternehmen sichergestellt ist. Die Pflicht zur Organisation von Wissen umfasst dabei drei Ausprägungen:

• Die Informationsweiterleitungspflicht (Wann muss Information an eine andere Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden?)
• Die Informationsabfragepflicht
• Die Informationsspeicherpflicht (Wann muss Information gespeichert werden? Sowie wann und auf welche Weise muss gespeicherte Information abgefragt werden können?)

Auswahlverschulden

Zur Errichtung der geeigneten Organisation eines Unternehmens gehört es, die richtigen Personen für die zu besetzenden Posten anzustellen und ihnen geeignete Aufgaben zuzuweisen. So kommt es einer Verletzung der Aufsichtspflichten gleich, wenn Geschäftsführer offensichtlich nicht für ihre Aufgaben geeignete Personen anstellen oder ihnen unangemessene Aufgaben delegieren. Notwendig ist es daher, dass sich Leistungsorgane ein genaues Bild von ihren Mitarbeitern machen (beispielsweise in Mitarbeitergesprächen) und auch diesen Prozess sorgfältig dokumentieren. Dabei können sie sich nicht auf den Lebenslauf und bisherige Referenzen des Kandidaten verlassen.

Von besonderer Bedeutung in Bezug auf das Auswahlverschulden ist es, den Know-how Transfer ausscheidender Mitarbeiter auf neue Mitarbeiter sicherzustellen. Führungskräfte haben daher rechtzeitig dafür zu sorgen, dass entsprechende Informationen schriftlich gesammelt und an neue Mitarbeiter übergeben werden.

Instruktionsverschulden

Mitarbeiter müssen durch ihre Führungskräfte über ihren genauen Tätigkeitsbereich informiert werden, Anweisungen müssen dabei möglichst eindeutig gegeben werden. Es empfiehlt sich, schriftlich entsprechende Regelungen (Handbücher) zu erstellen. Darin sollen nach Möglichkeit Praxisbeispiele für Zweifelsfälle festgehalten werden. Für bestimmte Tätigkeiten ist es ratsam, regelmäßige Schulungen abzuhalten. Insbesondere gilt das für besonders Compliance-relevante Themen wie Kartellrecht, Strafrecht und Umweltrecht.

Kontroll- und Überwachungsverschulden

Zur Verantwortung der Geschäftsleitung zählt selbstverständlich ferner, die errichtete Organisation zu überwachen und beim Entdecken von Schwachstellen rechtzeitig die notwendigen Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Wenngleich eine stichprobenartige Überprüfung der Einhaltung vorgegebener Regeln in den meisten Fällen ausreichend ist, so ist gerade bei neuen Mitarbeitern, abhängig von der Dauer ihrer Beschäftigung und ihrer Qualifikation, eine weitergehende Überwachungspflicht anzunehmen.

Beim Kontroll- und Überwachungsverschulden ist auch noch wie folgt zu beachten:

• Mitarbeiter müssen mit Regeln vertraut gemacht und zur Einhaltung dieser verpflichtet werden.
• Deren Einhaltung muss kontrolliert werden und bei Nichteinhaltung Sanktionen ausgesprochen werden.

Wie können Managementsysteme Führungskräfte in Bezug auf deren Rechtssicherheit unterstützen?

Die „neue Generation“ von Managementsystemen beinhaltet viele Ansätze im Zusammenhang mit den genannten möglichen Haftungsszenarien:

• Faktengestützte Entscheidungsfindung ist ein neues Prinzip der ISO 9001:2015.
• Das risikobasierte Denken soll von der Führung unterstützt werden.
• Wissen der Organisation ist in der ISO 9001:2015 ein neues Anforderungselement (Wissen im Sinne von handlungs- und entscheidungsrelevanten Informationen).
• Der Ansatz von Regel-, Informations- und Kontrollsystemen wird verfolgt.
• Die Schaffung einer Unternehmensorganisation ist durch die geforderte Aufbau- und Ablauforganisation gewährleistet.
• Regelungen und Instruktionen erfolgen auf Basis des risikobasierten Denkansatzes.
• Die erforderliche Kompetenz spielt bei der Auswahl von Mitarbeitern eine wichtige Rolle.

Zusammenfassung

Für die Bewältigung der großen Herausforderungen sind faktengestützte Entscheidungen auf Grundlage der in der Organisation verfügbaren Informationen und unter Nutzung des verfügbaren Wissens entscheidend.

Durch eine systematisierte Herangehensweise soll es Führungskräften möglich sein, Chancen und Gefahren zu erkennen und darauf richtig zu reagieren. Sollte es trotzdem zu Haftungsanschuldigungen (wenn Schaden entstanden ist) kommen, dann könnte eine nachvollziehbare sorgfältige Vorgehensweise, entsprechend der angeführten Ansätze, hilfreich sein zur Abwehr von Anschuldigungen.