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13.02.2018

Wie Ihnen ein Management-System hilft, Ihre Ziele zu erreichen

Weiß in Ihrem Team jeder, was wie ablaufen soll, wo sich was befindet und wie worauf zu reagieren ist? Ein Management-System sorgt für Ordnung und laufende Verbesserungen.

Sie fangen nicht bei null an

Allen voran, ob Sie es glauben oder nicht: Ihr Unternehmen hat bereits ein Management-System. Wäre das nicht der Fall, würde es nicht funktionieren.

Ein Beispiel: Sie bekommen eine Anfrage, vergeben daraufhin einen Termin und führen zur gegebenen Zeit Ihre Leistung durch. Ihre Kundschaft ist glücklich, Sie sind glücklich. Aber da man vom Glück alleine nicht leben kann, schreiben Sie zeitnah eine Rechnung. Somit haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein System etabliert. Nämlich, den Ablauf – also den Prozess – von der Anfrage bis zur Rechnungslegung.

Es ist einfacher, als Sie denken

Ein Management-System ist ein Rahmen, wie etwas ablaufen soll. Es gibt Anhaltspunkte und definierte zeitliche Abläufe. Es unterstützt Sie also dabei, Ihre Unternehmensziele fokussiert zu erreichen.

Verschiedene Instrumente können Ihnen dabei behilflich sein. Wesentlich ist aber immer, dass Sie

  • Ihr Geschäftsmodell und die Abläufe planen (Plan),
  • diese ausführen (Do),
  • danach kontrollieren, ob alles funktioniert hat (Check) und
  • nachbessern oder eine neue Richtung einschlagen (Act), sollte das gewünschte Ergebnis nicht erreicht worden sein

Wenn das bei Ihnen schon so abläuft – Gratulation! Sie wenden den PDCA-Kreislauf bereits intuitiv an. Dieser Zyklus wiederholt sich, man lernt dazu und verbessert sich dadurch kontinuierlich.

Jedes Detail hilft Ihrem Team

Die Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Kunden stehen im Mittelpunkt. Je konkreter Ihre Prozesse definiert sind, desto mehr Sicherheit herrscht im täglichen Tun des gesamten Teams – und das wirkt sich auf die Ergebnisse Ihres Unternehmens aus. Diese Klarheit erleichtert allen Beteiligten den Alltag und fördert dadurch die Selbstständigkeit der Mitarbeiter.

Positiver Nebeneffekt: So gut lernen Sie Ihr Unternehmen nie wieder kennen! Sie

  • schärfen den Blick für das Wesentliche,
  • entdecken verborgene Chancen,
  • identifizieren Risiken und
  • wissen, wie es um Ihre Stärken und Potenziale bestellt ist und wo eventuell der Schuh drückt.

Hilfe zur Selbsthilfe

Wenn Sie sich für ein Management-System, etwa ein Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001, entscheiden, bietet der Zertifizierungsprozess Hilfe zur Selbsthilfe. Die ISO 9001 ist im Grunde eine „Wissensbasis“, die Sie unter anderem bei der Erstellung eines Businessplans unterstützt – die unverzichtbare Grundlage für eine erfolgreiche Unternehmensführung.

Unzählige Methoden und Ansätze warten darauf, von Ihnen entdeckt und angewandt zu werden. Zur Seite steht Ihnen ein kompetentes, erfahrenes Auditoren-Team aus der Praxis, das Ihnen zeigt, wie mehrwertorientiert und nutzenstiftend ein Audit angelegt werden kann.

  • Der Weg zur Zertifizierung beginnt bei der Informations- und Entscheidungsphase. Hier stehen unter anderem die  unternehmensbezogenen Geschäftsziele im Mittelpunkt und die wesentlichen Rahmenbedingungen (Ressourcen, Kosten, Termine, ...) für die Zertifizierung werden festgelegt.
  • In der folgenden Konzeptphase werden einzelne Schwerpunkte gesetzt, etwa die Konzeption der Unternehmensvision und -politik oder die Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Prozessmodells.
  • In der darauf folgenden Umsetzungsphase werden die Prozesse analysiert und optimiert. Das Managementsystem wird schrittweise in Kraft gesetzt und kontinuierlich verbessert.
  • In der Betriebsphase stehen das systemkonforme Vorgehen und die Wirksamkeit des Systems in der Praxis im Vordergrund. Im Zuge eines Audits wird die Erfüllung aller Anforderungen des Managementstandards von Auditoren überprüft und dokumentiert.
  • Bei erfolgreicher Zertifizierung erhalten Sie ein Zertifikat (Konformitätsnachweis), das Ihnen zur internen und externen Kommunikation der erfolgreichen Zertifizierung dient.

Kontinuierliche Verbesserung

Ist das Management-System einmal eingeführt, beginnt die Weiterentwicklungs- und Verbesserungsphase: Mit Blick auf kontinuierliche Weiterentwicklung werden strategische Ziele festgelegt und kommuniziert.

Zur Aufrechterhaltung des Zertifikates wird ein jährliches Überwachungsaudit durchgeführt, bei dem die Wirksamkeit und Weiterentwicklung des Systems überprüft werden.

Im dritten Jahr nach der Erstzertifizierung erfolgt das Verlängerungsaudit mit Antrag auf Neuausstellung des bestehenden Zertifikats.

Autorinnen

Marisa Pirker, BSc
Marketing
Quality Austria
E-Mail

Mag. Melanie Scheiber
Head of Marketing, Public Relations
Quality Austria
E-Mail

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