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03.10.2018

Qualität smart managen – Methoden und Werkzeuge für das Qualitätsmanagement

Die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems bringt Ihrer Organisation einen enormen Nutzen: Steigerung der Kundenzufriedenheit, Reduzierung von Reklamationen, Kostenoptimierung, klare und abgestimmte Verantwortlichkeiten sowie Wettbewerbsfähigkeit sind nur einige von vielen Vorteilen, die ein funktionierendes Qualitätsmanagement mit sich bringt. Aufbauend auf dem Artikel Qualitätsmanagement professionell anwenden werden im Zuge dieser neuen Artikelreihe die wesentlichsten Bereiche näher erläutert, um Qualitätsmanagement zu verstehen und auch tatsächlich zu leben. Damit steht der erfolgreichen Implementierung in Ihrer Organisation nichts mehr im Wege.

Methoden und Werkzeuge für das Qualitätsmanagement zu kennen und anwenden zu können ist wichtig, um die gesetzten Unternehmensziele auch sicher zu erreichen, daher sind sie Thema des letzten Parts der sieben-teiligen Artikelserie „Qualität smart managen“.

Qualitätsmethoden sind Werkzeuge um effizienter ans Ziel zu kommen. Sie unterstützen unter anderem beim Finden von Fehlern, Analysieren von Problemen, Eruieren von Ursachen, Darstellen von Sachverhalten, Ordnen von Fakten und Sammeln von Ideen. Die Methoden und Werkzeuge helfen, die Steigerung der Effektivität (Zielerfüllung) und Effizienz (Ressourcenschonung) systematisch und gezielt durchzuführen. Die Vermeidung von Verschwendungen wie zu hohe Bestände, zu lange Transportwege, Überproduktion oder die Anwendung falscher technologischer Prozesse ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg eines Qualitätsmanagementsystems.

Es gibt einige Methoden und Werkzeuge, die sich im Bereich des Qualitätsmanagements in der Praxis bewährt haben und daher weltweit angewandt werden.

Welche Methoden gibt es und wie werden sie angewandt?

Brainstorming

Brainstorming ist eine Kreativitätstechnik und eine beliebte Methodik zur Ideenfindung. Brainstorming funktioniert am besten mithilfe eines Moderators. Als Hilfsmittel wird beispielsweise ein Flipchart oder Whiteboard verwendet, das zu einem späteren Zeitpunkt abfotografiert werden kann und somit gleichzeitig als Protokoll dient.

Üben Sie sich hier nicht in Zurückhaltung – es ist wichtig, dass sich jede Person bestmöglich einbringt. Grundsätzlich wird keine Kritik geübt, alle Ideen werden notiert und aufgegriffen. Bewusstes Andersdenken ist ausdrücklich erwünscht. Dies inspiriert zu weiteren Ideen.

Fehlersammelkarte

Die Fehlersammelkarte hat sich zur systematischen Fehlererfassung über einen definierten Zeitraum bewährt.

Bei der Fehlersammelkarte geht es darum, herauszufinden, welche Fehler wie oft vorkommen. Über einen längeren Beobachtungszeitraum kann festgestellt werden, ob die Fehlerzahlen zunehmen, gleich bleiben oder abnehmen. Zusätzlich kann die Wirksamkeit von eingeleiteten Verbesserungsmaßnahmen sehr gut überprüft werden. Die Fehlersammelkarte kann auch wichtige Basisdaten für die Paretoanalyse liefern, die wir als nächstes Werkzeug kennenlernen.

Fehlersammelkarten können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Diese Abbildung zeigt eine mögliche Darstellung.

Paretoanalyse

Die Paretoanalyse ist ein Werkzeug zur Bestimmung von Problemen und zur Setzung der richtigen Prioritäten. Sie wird auch häufig mit der „80/20-Regel“ in Verbindung gebracht, denn bei vielen Paretoanalysen zeigt sich, dass rund 80 Prozent der Probleme durch zirka 20 Prozent der Fehler verursachen werden. Ziel ist es, die Hauptverursacher der Probleme zu finden.

Ishikawa Diagramm

Das Ishikawa Diagramm - auch bekannt unter dem Namen Ursachen-Wirkungs-Diagramm - ist eine Methode zur Lösung von Qualitätsproblemen.

Die Methode kann sowohl disziplinär als auch interdisziplinär durch Einbindung mehrerer Abteilungen eingesetzt werden. Idealerweise wird die Ishikawa Methode durch einen Moderator begleitet.

Bei dieser Methode geht es primär darum, systematisch so viele Fehlerursachen wie möglich in Bezug auf ein konkretes Problem zu identifizieren. Dabei gibt es eine Vorstrukturierung, die den Einsatz in der betrieblichen Praxis erleichtert.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel, in dem für die Vorstrukturierung die „6 M“, stehend für Mensch, Maschine, Material, Mitwelt, Management und Methode, herangezogen wurden. Mögliche Ursachenbeispiele für ein Problem können hier sein: ein übermüdeter Verantwortlicher, eine falsch eingestellte Maschine, eine zu große Materialstreuung, eine zu hohe Luftfeuchtigkeit, fehlende Vorgaben vom Management oder eine falsch angewandte Methode.

5 Why

Das ist ein einfaches Werkzeug zur schnellen Findung von Fehler- oder Problemursachen. Dabei wird systematisch vorgegangen und versucht, die Hauptursache eines Fehlers oder Problems zu ermitteln, indem fünf Mal die Frage „Warum“ gestellt wird. Voreilige Lösungsversuche bzw. Scheinlösungen, aufgrund einer eventuell zu oberflächlichen Betrachtung, sollten dadurch verhindert werden. Idealerweise wir die „5 Why“-Methode im Team angewandt.

Maßnahmenplan

Ein Werkzeug, das im Zuge eines Managementsystems sehr häufig angewandt wird, ist der sogenannte Maßnahmenplan. Dabei handelt es sich um ein etabliertes Instrument zur Erfassung und geplanten Abarbeitung von festgelegten Maßnahmen bzw. Tätigkeiten. Die Erfahrung zeigt, dass Maßnahmen, die nicht dokumentiert werden, oftmals in Vergessenheit geraten – hier schaffen Maßnahmenpläne Abhilfe!

Maßnahmenpläne können ganz unterschiedlich gestaltet sein. Wichtig ist jedoch, dass sie übersichtlich und strukturiert aufgebaut und für die Mitarbeiter verständlich sind. Versuchen Sie, beim Termin immer ein konkretes Datum oder einen Zeitpunkt einzutragen. Vermeiden Sie undefinierte Zeitangaben wie „sofort“ oder „asap“. Versuchen Sie, immer so konkret und präzise wie möglich zu formulieren! Überwachen Sie die korrekte Umsetzung der Maßnahmenpläne!

5S-Methode

5S ist eine Methode zur systematischen Arbeitsplatzorganisation. Dabei wird strukturierte Ordnung und Sauberkeit hergestellt.

5S steht für folgende fünf Schritte:

Das erste „S“ steht für Sortieren – im Sinne von Aussortieren. Dabei werden jene Dinge, wie Material, Werkzeug oder Hilfsstoffe, die nicht benötigt werden, dauerhaft vom Arbeitsplatz entfernt. Der Vorteil dabei: Es wird Platz geschaffen und die Übersichtlichkeit gesteigert

Das zweites „S“ steht für Systematisieren. Dabei werden die Dinge geordnet. Jene Dinge, die sehr häufig gebraucht werden, sollten sehr nahe am eigentlichen Arbeitsplatz verfügbar sein. Die einzelnen Arbeitsmittel werden gut gekennzeichnet an einem definierten Lagerort abgelegt. Der Vorteil: alles ist sehr schnell und leicht auffindbar und beim Zusammenräumen muss nicht lange überlegt werden, wo das Arbeitsmittel abgelegt werden soll.

Das dritte „S“ steht für Säubern. Der Arbeitsplatz sollte regelmäßig gereinigt werden. Beim Reinigen wird automatisch eine Prüfung der Arbeitsmittel, Maschinen, Regale und Böden durchgeführt. Dabei können rechtzeitig Schäden erkannt und beseitigt werden. Die Vorteile hier sind: Saubere Arbeitsplätze reduzieren den Verschleiß von Arbeitsmitteln und Maschinen. Zusätzlich ist ein sauberer Arbeitsplatz motivierender als ein verschmutzter.

Das vierte „S“ steht für Standardisieren. Dabei sollten für das Unternehmen einheitliche, gut verständliche Standards entwickelt werden. Zum Beispiel könnte festgelegt werden, wie ein Arbeitsplatz grundsätzlich organisiert werden kann, oder es könnten einheitliche Farbcodes verwendet werden. Die Bodenmarkierungen für die diversen Stellflächen könnten vereinheitlicht werden. Auch die Reinigung kann mithilfe eines Reinigungsplanes standardisiert werden. Der Vorteil: Durch klare Festlegungen wird die nachhaltige Anwendung unterstützt und die Einschulung neuer Mitarbeiter wesentlich vereinfacht.

Das fünfte „S“ steht für Selbstdisziplin. Dabei werden die eigene Verantwortung und die ständige Verbesserung angesprochen. Der Mitarbeiter sollte die festgelegten Standards dauerhaft und kontinuierlich praktizieren und diese weiterentwickeln. Dadurch werden wesentliche Aspekte der Verschwendung reduziert.

Poka Yoke

Unter Poka Yoke wird das Vermeiden von menschlichen Fehlhandlungen verstanden. Die Methode wurde in Japan zur präventiven Fehlervermeidung entwickelt. Kein Mensch ist in der Lage, Fehler dauerhaft und vollständig zu vermeiden – daher sollten Organisationen durch entsprechende Maßnahmen versuchen, menschliche Fehlhandlungen zu vermeiden.

Meist werden einfache technische Hilfsmittel zur Fehlervermeidung eingesetzt z. B. Farbkennzeichnungen, Anschläge oder geometrische Formen. Die Lösungen sind in der Regel kostengünstig und sehr schnell umsetzbar. Fehlhandlungen werden sofort im Prozess – im besten Fall bereits im Herstellungsprozess – erkannt und vermieden.

Die Poka Yoke Methode zielt auf die Unterbrechung von Fehlerketten ab.

8D-Bericht

Der 8D-Bericht ist eine etablierte Methode zur Abwicklung von internen und externen Reklamationen. Die 8D stehen für „8 Does“ (Tätigkeiten / Aktionen).

Der 8D-Bericht oder auch 8D-Report genannt, umfasst mehrere Normanforderungen der ISO 9001 und führt bei einer korrekten Anwendung zu einer zielsicheren und nachhaltigen Bearbeitung des Problems bzw. der Reklamation. Wichtig ist, dass der Bericht nicht im Nachhinein, sondern parallel zur Reklamationsabwicklung immer vollständig ausgefüllt wird. In der Praxis können die Berichte sehr unterschiedlich aussehen. Das Ziel ist die nachhaltige Beseitigung des Problems!

FMEA

Bei der Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse handelt sich um eine Methode zur präventiven Fehlervermeidung und Risikominimierung. Sie dient dazu, potenzielle Fehler im Produkt und Prozess frühzeitig aufzuzeigen. Durch die rechtzeitige Umsetzung von Maßnahmen soll verhindert werden, dass Fehler überhaupt auftreten.

FMEAs werden immer in interdisziplinären, also bereichsübergreifenden Teams erstellt, deren Teammitglieder über die notwendigen Produkt- oder Prozesskenntnisse verfügen.

Der Zeitpunkt für eine FMEA sollte optimal gewählt werden. Zum einen sollten bereits möglichst viele Informationen über das Produkt bzw. den Prozess vorhanden sein, zum anderen sollte die FMEA jedoch noch in einem möglichst frühen Stadium, also in der Produkt- bzw. Prozessentwicklungsphase, durchgeführt werden.

Das Ziel der FMEA ist unter anderem die frühzeitige Fehlerentdeckung und –vermeidung, die Reduzierung von Fehler- und Entwicklungskosten und die Klassifizierung potenzieller Fehler und deren Auswirkungen.

Im Allgemeinen wird zwischen zwei Arten von FMEAs unterschieden, zwischen der Betrachtung möglicher Fehler und deren Auswirkungen auf Produktebene und der Betrachtung auf Prozessebene.

Folgende Einflussfaktoren können als mögliche Auslöser für die Erstellung oder Änderung einer FMEA dienen:

Die konsequente Anwendung dieser Qualitätsmethoden führt unter anderem zu einer Leistungs- und Ressourcenoptimierung, Reduzierung von Kundenbeschwerden und Kostenersparnis. Beschäftigen Sie sich mit Ihren Unternehmenszielen, nehmen Sie die Systemdokumentation, Ihr Prozessmanagement, die ausführliche Qualitätsplanung, die neuen Anforderungen der ISO 9001:2015, die Risiken und Chancen in Ihrem Unternehmen ernst, führen Sie interne Audits durch und lernen Sie aus Ihren Fehlern, dann steht Ihrem nachhaltigen Erfolg nichts mehr im Wege.

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Autorin

Ing. Mag. Nina Melmer, BA
Marketing, Quality Austria
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