30. Jun 2015

Audits als Herausforderung für Unternehmen der Lebensmittelindustrie – ein Spannungsfeld

Das lebenslange Lernen ist nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter ein ständiges Thema, sondern betrifft auch immer die ganze Organisation. Audits sind Gestaltungshebel und Instrumente zum lebenslangen Lernen für Organisationen. Damit ergeben sich auch Chancen für Unternehmen. Diese Chancen lassen sich aber nur identifizieren und nutzen, wenn bestimmte Voraussetzungen berücksichtigt werden. Wichtige Aspekte dabei sind emotionale Labilisierung, Kompetenzen und Einsichten.

Das lebenslange Lernen ist nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter ein ständiges Thema, sondern betrifft auch immer die ganze Organisation. Audits sind Gestaltungshebel und Instrumente zum lebenslangen Lernen für Organisationen. Damit ergeben sich auch Chancen für Unternehmen. Diese Chancen lassen sich aber nur identifizieren und nutzen, wenn bestimmte Voraussetzungen berücksichtigt werden. Wichtige Aspekte dabei sind emotionale Labilisierung, Kompetenzen und Einsichten.

Wann haben Sie sich das letzte Mal auf ein internes oder externe Audit gefreut, so richtig wie auch auf Ihren Geburtstag oder auf Weihnachten? Audits werden eher mit Überprüfung sowie zeitlicher, emotionaler und finanzieller Belastung assoziiert und stehen damit für einen Spannungszustand.

Aber ein derartiger Spannungszustand kann durchaus positiv sein, ähnlich wie das Lampenfieber vor dem großen Auftritt. Der Adrenalinpegel steigt, die Aufmerksamkeit aller Sinne nimmt zu. Es gibt durchaus qualityaustria Kunden, die sich auf Audits freuen wie ein Blick in das Archiv des qualityaustria Forums zeigt, z. B. Ing. Johann Bock, Eigentümer von Becom erklärte in der Diskussion beim 17. qualityaustria Forum: „Wir freuen uns über jeden Hinweis, ob aus Kundenaudits, internen Audits oder externen Audits.“ Auch Dr. Christoph Becker, Qualitätsmanager bei Tyco Electronics Austria GmbH, zur Frage nach den Erfahrungen mit Audits: „Audits sind wie ein Spiegel, den wir uns vor Augen halten, um zu sehen, wie weit wir in unserer Entwicklung schon sind.“ Audits geben oft viele wertvolle Rückschlüsse auf die Vergangenheit und machen damit insbesondere Entwicklungen sichtbar.

 

Bewusste Erschütterung

Im Lernprozess selbst ist immer wichtig, Selbstverständliches infrage zu stellen und das System sozusagen bewusst und kontrolliert zu „erschüttern“, um ein hohes Maß an Verinnerlichung und stetiger Verbesserung erreichen zu können. Normen und Regeln lassen sich nur auf dem Weg der emotionalen Labilisierung nachhaltig verankern, die die Grundvoraussetzung für Kompetenzentwicklung darstellt. Audits können den Unternehmenswert steigern. Die Voraussetzung dafür ist die Bereitschaft des Unternehmens zum Lernen und die Festlegung von konkreten Erwartungen und Spielregeln.

Dies gilt grundsätzlich für Managementsystemaudits wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 oder ISO 50001 (Umwelt- oder Energiemanagement), OHSAS 18001 (Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz) ebenso wie für branchenspezifische Standards wie ISO 22000, IFS, BRC. Die ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001 bieten vielleicht mehr Gestaltungsfreiheiten als die lebensmittelspezifischen Standards, bei denen vielen Kriterien einfach zu erfüllen sind, um ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit sicherzustellen. Aber am Ende des Tages gilt es, sehr zufriedene und loyale Kunden zu haben, die Prozesse entsprechend effektiv und effizient zu steuern, mögliche Beschwerden, Umweltemissionen und Arbeitsunfälle gegen Null zu steigern. Anforderungen sollen in Fleisch und Blut übergegangen sein und damit selbstverständlich sein. Qualitäts- und Umweltbewusstsein werden damit täglich spürbar und prägen die Unternehmenskultur.

 

Voraussetzungen für Audits als Gestaltungshebel

Es gibt fundamentale Voraussetzungen für Audits als wirksamen Gestaltungshebel. Viele dieser Kriterien finden sich auch in der ISO 19011 für Anforderungen an die Auditoren:

  • exzellentes Norm- und Modellwissen
  • adäquates Wissen über Branche, Technologie und Recht
  • Auditprozesse, Audittechniken, Auditmethoden
  • Fragetechniken, Kommunikationsstrategien
  • Bewertungs- und Beurteilungsverhalten
  • angemessene Dokumentations- und Berichtsstrukturen
  • Energie zu Potentialen und Verbesserungsmaßnahmen
  • Auditkultur und Auditpolitik

 

Spannungszustände und kognitive Dissonanzen

Im Handbuch Kompetenzmessung kommen John Erpenbeck und Lutz von Rosenstiel zum Schluss: „Keine Kompetenzentwicklung ohne emotionale Labilisierung!" Der Interiorisationsprozess (Verinnerlichung) sei das Zentrum jeder Wertaneignung und damit jeder Kompetenzentwicklung. Somit auch für interne und externe Auditoren.

Im Audit treffen unternehmensspezifische und persönliche Werte, Überzeugungen wie „ich bin gerne beim Audit“, Gefühle, Wahrnehmung, Arbeits- und Beziehungsstil auf Informationen, Vorgaben, Nachweise von gesetzten Handlungen, Entscheidung in Form von Abweichungen wie Major Car, Minor Car oder in der ISO Welt auch Hinweise. Spannungszustände und kognitive Dissonanzen sind möglich, sogar sehr wahrscheinlich. Aber Kognition ist eine Fähigkeit, die Lernen und Problemlösen fördert. Kognitives Lernen steht auch für Lernen durch Einsicht. Einsicht erfordert wiederum sechs Elemente:

  1. Offenheit
  2. Fehler zugeben
  3. Bereitschaft zu tun
  4. Vertrauen fördern
  5. Mut
  6. Kultur

Einsicht bedeutet hierbei aber nicht nur das Erkennen und Verstehen eines Sachverhaltes, sondern hat auch mit Übersicht und vor allem mit Nachsicht zu tun!

 

Wann werden Audits zur Lernplattform?

Wenn die firmeninterne Auditstrategie auf höchster Geheimhaltung, langatmigen Ausführungen oder internen bzw. externe Störungen basiert, werden Audits sich zu keiner Lernplattform entwickeln. Dies ebenso wenig, wenn die Auditzielsetzung ausschließlich auf den Konformitätserhalt fokussiert, dabei der Aufwand so gering wie möglich gehalten, die Führung weitgehend in Ruhe gelassen werden soll und die Auditerkenntnisse nicht weiterkommuniziert werden in der Auditnachbereitung.

Audits werden zum Gestaltungshebel, wenn es ein respektvolles Miteinander gibt und mögliche Ängste den Betroffenen genommen werden. Eine zentrale Frage ist immer: welche Auditziele wurden definiert, um entsprechend fokussiert die Fragestellungen im Audit zu formulieren. Wurden uU spezielle Auditziele festgelegt? Dies sind wichtige Voraussetzungen, um im weiteren Schritt Wissen aus gewonnen Erkenntnissen zu teilen und umzusetzen. D. h. zur Bereitschaft Wissen zu teilen, kommt die interne Kommunikation über die Auditleistung bzw das Auditergebnis als weiteres Erfolgskriterium dazu. Wenn „investigative“ Audits geplant werden, sollten diese auch dann offen kommuniziert werden.

Audits entwickeln sich zum Gestaltungshebel, wenn kognitives Lernen praktiziert, dabei selbstgesteuertes Lernen (Arnold/Gomez Tutor 2007) gefördert und aktionsorientiertes Lernen (Geldermann 2005) erlaubt wird. Generationsübergreifendes Lernen ist von Vorteil, um den Erfahrungsschatz zu teilen und neue Zugänge zu integrieren. Am Ende sollte man auch Lob und Anerkennung allen Beteiligten zollen.

 

In Audits Chancen erkennen, analysieren und realisieren

Positive Voraussetzungen für eine Lernplattform wären aus der Perspektive der Auditstrategie die interne Auditorenkompetenz weiterzuentwickeln, eine Auditkultur zu etablieren. Fach- bzw. bereichsübergreifende interne Audits könnten das wechselseitige Verständnis fördern. Aus der Perspektive der Auditzielsetzungen ist selbstverständlich die Konformitätsbestätigung ein zentraler Aspekt. Wenn aber die firmenspezifische Auditzielsetzung heißt, wir wollen aus den Audits lernen, Deltas erkennen, Verbesserungen ableiten, Potenziale identifizieren, dann werden Audits zu einer Lern- und Wissensplattform und schließlich zum Gestaltungshebel. Dies gilt für interne und externe Audits gleichermaßen.

 

qualityaustria Auditphilosophie

Es wird souverän und objektiv im Hinblick auf den Erfüllungsgrad der jeweiligen Norm evaluiert, um die Normkonformität sicherzustellen. Das qualityaustria Auditdesign ist seit jeher mehrwertorientiert und nutzenstiftend angelegt. Das Auditverfahren und die Auditdokumentation folgen dabei der qualityaustria Erfolgslogik. Als Botschafter des Nutzens demonstriert die Quality Austria die Wirkungsweise von Qualitätsmanagementsystemen und Integrierten Managementsystemen. Dabei sind die einzelnen Systemdisziplinen nicht ausschließlich in ihrer Einzelform zu betrachten, sondern stets in Wechselbeziehung zu anderen Systemen bzw. Prozessen. Bei der Erbringung der Auditdienstleistung ist stets der unmittelbare Praxisbezug spürbar und somit für die Organisationen umgehend zum eigenen Nutzen in die täglichen Prozesse integrierbar.

Eine besondere Stärke liegt auch darin, dass im Rahmen von Auditdienstleistungen spezielle Auditzielsetzungen mit dem Kunden festgelegt und dann im Zuge der Audits mitbetrachtet werden können. Auch die laufende Betrachtung der Audithistorie stellt eine stetige Weiterentwicklung der Organisation sicher. Aussagen zur Leistung des Managementsystems werden thematisiert und zeigen wichtige Entwicklungsschritte auf. Insbesondere die integrierte Betrachtung der einzelnen Systeme ermöglicht eine zielgerichtete Weiterentwicklung der Organisation, ohne dass sich einzelne Disziplinen gegenseitig behindern.

Zusätzlich wird es möglich, strategische Aussagen der Organisation zu sammeln, Risikoassessments einfließen zu lassen oder entsprechende Selbstbewertungen zu integrieren. Dies kann so weit genutzt werden, dass dabei die Stärken und Schwächen sowie die Chancen und Risiken aus der Sicht der Organisation im Laufe der Auditdurchführung festgehalten werden können. Ein wesentlicher Fokus liegt auf der Methodik zur Überwachung von Prozessen, da dies eine der zentralen Anforderungen der ISO 9001 ist und eine wichtige Grundlage auch für andere Managementstandards darstellt.

 

Von der Philosophie zur praktischen Bewertung

Seit zwei Jahren werden jährlich 400 qualityaustria Kunden durch Karmasin Motivforschung telefonisch interviewt. Dabei werden zwei Ziele verfolgt. Einerseits wird die Kundenzufriedenheit gemessen, andererseits die Kompetenz der Auditoren bewertet. 90 Prozent der Befragten gaben für das erste Halbjahr 2014 an, dass durch das Auditverbesserungspotenziale in Bezug auf Prozesse, Strukturen oder Produkte aufgezeigt werden konnten. „Das Audit hat uns in der Umsetzung der Unternehmensstrategie und –ziele unterstützt“, sagen 86 Prozent. Audits fördern auch das Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen. Dies bestätigen 76% der qualityaustria Kunden. Die Auditberichte zur Ergebnisdokumentation weisen einen besonders hohen Nutzen aus. 93% der Kunden sind der Meinung, „die Auditberichte sind für uns hilfreich, aussagekräftig und verständlich.“

 

Kursempfehlung

Autor

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Ansprechpartner

Team

Herr Mag. Stefan Hainzl

Business Development Lebensmittel

Team

Herr DI Wolfgang Leger-Hillebrand

Prokurist Branchenmanagement Lebensmittelsicherheit

Netzwerkpartner*in

Frau Mag. Elisabeth Voltmer

Netzwerkpartnerin, Produktexpertin Trainings Lebensmittelsicherheit

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