Audits als Herausforderung für Unternehmen der Lebensmittelindustrie – ein Spannungsfeld

Das lebenslange Lernen ist nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter ein ständiges Thema, sondern betrifft auch immer die ganze Organisation. Audits sind Gestaltungshebel und Instrumente zum lebenslangen Lernen für Organisationen. Damit ergeben sich auch Chancen für Unternehmen. Diese Chancen lassen sich aber nur identifizieren und nutzen, wenn bestimmte Voraussetzungen berücksichtigt werden. Wichtige Aspekte dabei sind emotionale Labilisierung, Kompetenzen und Einsichten.

Wann haben Sie sich das letzte Mal auf ein internes oder externe Audit gefreut, so richtig wie auch auf Ihren Geburtstag oder auf Weihnachten? Audits werden eher mit Überprüfung sowie zeitlicher, emotionaler und finanzieller Belastung assoziiert und stehen damit für einen Spannungszustand.

Aber ein derartiger Spannungszustand kann durchaus positiv sein, ähnlich wie das Lampenfieber vor dem großen Auftritt. Der Adrenalinpegel steigt, die Aufmerksamkeit aller Sinne nimmt zu. Es gibt durchaus qualityaustria Kunden, die sich auf Audits freuen wie ein Blick in das Archiv des qualityaustria Forums zeigt, z. B. Ing. Johann Bock, Eigentümer von Becom erklärte in der Diskussion beim 17. qualityaustria Forum: „Wir freuen uns über jeden Hinweis, ob aus Kundenaudits, internen Audits oder externen Audits.“ Auch Dr. Christoph Becker, Qualitätsmanager bei Tyco Electronics Austria GmbH, zur Frage nach den Erfahrungen mit Audits: „Audits sind wie ein Spiegel, den wir uns vor Augen halten, um zu sehen, wie weit wir in unserer Entwicklung schon sind.“ Audits geben oft viele wertvolle Rückschlüsse auf die Vergangenheit und machen damit insbesondere Entwicklungen sichtbar.

Bewusste Erschütterung

Im Lernprozess selbst ist immer wichtig, Selbstverständliches infrage zu stellen und das System sozusagen bewusst und kontrolliert zu „erschüttern“, um ein hohes Maß an Verinnerlichung und stetiger Verbesserung erreichen zu können. Normen und Regeln lassen sich nur auf dem Weg der emotionalen Labilisierung nachhaltig verankern, die die Grundvoraussetzung für Kompetenzentwicklung darstellt. Audits können den Unternehmenswert steigern. Die Voraussetzung dafür ist die Bereitschaft des Unternehmens zum Lernen und die Festlegung von konkreten Erwartungen und Spielregeln.

Dies gilt grundsätzlich für Managementsystemaudits wie ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 14001 oder ISO 50001 (Umwelt- oder Energiemanagement), OHSAS 18001 (Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz) ebenso wie für branchenspezifische Standards wie ISO 22000, IFS, BRC. Die ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001 bieten vielleicht mehr Gestaltungsfreiheiten als die lebensmittelspezifischen Standards, bei denen vielen Kriterien einfach zu erfüllen sind, um ein hohes Maß an Lebensmittelsicherheit sicherzustellen. Aber am Ende des Tages gilt es, sehr zufriedene und loyale Kunden zu haben, die Prozesse entsprechend effektiv und effizient zu steuern, mögliche Beschwerden, Umweltemissionen und Arbeitsunfälle gegen Null zu steigern. Anforderungen sollen in Fleisch und Blut übergegangen sein und damit selbstverständlich sein. Qualitäts- und Umweltbewusstsein werden damit täglich spürbar und prägen die Unternehmenskultur.

Voraussetzungen für Audits als Gestaltungshebel

Es gibt fundamentale Voraussetzungen für Audits als wirksamen Gestaltungshebel. Viele dieser Kriterien finden sich auch in der ISO 19011 für Anforderungen an die Auditoren:

• exzellentes Norm- und Modellwissen
• adäquates Wissen über Branche, Technologie und Recht
• Auditprozesse, Audittechniken, Auditmethoden
• Fragetechniken, Kommunikationsstrategien
• Bewertungs- und Beurteilungsverhalten
• angemessene Dokumentations- und Berichtsstrukturen
• Energie zu Potentialen und Verbesserungsmaßnahmen
• Auditkultur und Auditpolitik

Spannungszustände und kognitive Dissonanzen

Im Handbuch Kompetenzmessung kommen John Erpenbeck und Lutz von Rosenstiel zum Schluss: „Keine Kompetenzentwicklung ohne emotionale Labilisierung!" Der Interiorisationsprozess (Verinnerlichung) sei das Zentrum jeder Wertaneignung und damit jeder Kompetenzentwicklung. Somit auch für interne und externe Auditoren.

Im Audit treffen unternehmensspezifische und persönliche Werte, Überzeugungen wie „ich bin gerne beim Audit“, Gefühle, Wahrnehmung, Arbeits- und Beziehungsstil auf Informationen, Vorgaben, Nachweise von gesetzten Handlungen, Entscheidung in Form von Abweichungen wie Major Car, Minor Car oder in der ISO Welt auch Hinweise. Spannungszustände und kognitive Dissonanzen sind möglich, sogar sehr wahrscheinlich. Aber Kognition ist eine Fähigkeit, die Lernen und Problemlösen fördert. Kognitives Lernen steht auch für Lernen durch Einsicht. Einsicht erfordert wiederum sechs Elemente:

1. Offenheit
2. Fehler zugeben
3. Bereitschaft zu tun
4. Vertrauen fördern
5. Mut
6. Kultur

Einsicht bedeutet hierbei aber nicht nur das Erkennen und Verstehen eines Sachverhaltes, sondern hat auch mit Übersicht und vor allem mit Nachsicht zu tun!

Wann werden Audits zur Lernplattform?

Wenn die firmeninterne Auditstrategie auf höchster Geheimhaltung, langatmigen Ausführungen oder internen bzw. externe Störungen basiert, werden Audits sich zu keiner Lernplattform entwickeln. Dies ebenso wenig, wenn die Auditzielsetzung ausschließlich auf den Konformitätserhalt fokussiert, dabei der Aufwand so gering wie möglich gehalten, die Führung weitgehend in Ruhe gelassen werden soll und die Auditerkenntnisse nicht weiterkommuniziert werden in der Auditnachbereitung.

Audits werden zum Gestaltungshebel, wenn es ein respektvolles Miteinander gibt und mögliche Ängste den Betroffenen genommen werden. Eine zentrale Frage ist immer: welche Auditziele wurden definiert, um entsprechend fokussiert die Fragestellungen im Audit zu formulieren. Wurden uU spezielle Auditziele festgelegt? Dies sind wichtige Voraussetzungen, um im weiteren Schritt Wissen aus gewonnen Erkenntnissen zu teilen und umzusetzen. D. h. zur Bereitschaft Wissen zu teilen, kommt die interne Kommunikation über die Auditleistung bzw das Auditergebnis als weiteres Erfolgskriterium dazu. Wenn „investigative“ Audits geplant werden, sollten diese auch dann offen kommuniziert werden.