Gemeinsam statt einsam: Warum integrierte Management­systeme Purpose schaffen

Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, um Betriebsabläufe zu optimieren, immer effizienter zu werden und gleichzeitig ihre Verantwortung gegenüber Umwelt, Gesellschaft und Stakeholdern nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen. Das Konzept eines Integrierten Managementsystems (IMS) hat sich dabei als besonders wertvoll erwiesen.

Integriertes Managementsystem (IMS) – was ist das?

Ein IMS ist ein strukturierter Ansatz, der es Unternehmen jeder Branche und Größe ermöglicht, verschiedene Standards bzw. bestehende Managementsysteme in einem einzigen System zu vereinen. Typischerweise kann dies etwa die Integration von Qualitäts- (ISO 9001), Umwelt- (ISO 14001) oder Arbeitssicherheitsmanagement (ISO 45001) sein. Aber auch „spezifischere“ Managementsysteme, etwa für Informationssicherheit (ISO 27001) oder Compliance Management (ISO 37301), lassen sich aufgrund des gleichen Aufbaus der Anforderungen gut miteinander kombinieren.

Die meisten der gängigsten ISO Normen verfügen über eine ähnliche Struktur – die sogenannte „High Level Structure“ (HLS) bzw. seit 2021 „Harmonized Structure“. Mit diesem normübergreifenden Aufbau bzw. der ähnlichen Struktur können Managementsysteme je nach Branche, Unternehmensgröße und -zielen also noch besser bzw. einfacher um neue Themen erweitert bzw. um diese integriert werden.

Nutzen und Vorteile eines Integrierten Managementsystems

Vorteile eines IMS sind u. a.:

• Weniger Aufwand: Oft sind Ziele, Prozesse und Strukturen ohnehin bereits ähnlich. Wenn man unterschiedliche unternehmerische Prioritäten und Aspekte in einem System bündelt, spart man Ressourcen, steigert die Effizienz und reduziert die Komplexität von Prozessen.
• Fortlaufende Verbesserung: Indem Daten und Prozesse zusammengeführt und als Teil des großen Ganzen betrachtet werden, können Schwachstellen leichter und vor allem schneller erkannt werden. Maßnahmen zur Verbesserung können so gezielt bzw. früher abgeleitet werden.
• Ganzheitliche Betrachtung: Ein IMS ermöglicht eine umfassende Bewertung der Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, indem alle relevanten Aspekte wie u. a. Produktqualität, Umweltauswirkungen und Arbeitssicherheit in einem System zusammengefasst werden. Durch diese Betrachtung des „Großen Ganzen“ können Synergien besser genutzt werden.

Der Weg zum IMS

• Ziele definieren: Bevor Sie mit der Implementierung starten, sollten Sie sich fragen „Was möchten wir mit einem IMS erreichen?“. Möchten Sie Effizienz steigern? Unfall- oder Compliance-Risiken minimieren? Umwelt- und Energieleistungen verbessern? Oder mehrere, bis dato parallellaufende Themen integriert verwalten? Alles ist möglich – Sie entscheiden, wohin die Reise in welchen Etappen geht!
• Wo stehen Sie? Aktuelle Prozesse, bestehende Managementsysteme, Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken – analysieren Sie Ihren derzeitigen Status Quo, um eine solide Basis zu schaffen.
• Verantwortlichkeiten und Kompetenzen aufbauen: Einerseits benötigt es die oberen Etagen/Führungspersonen, um Ressourcen bereitzustellen und die Bedeutung eines IMS zu kommunizieren. Andererseits ist es wichtig, dass jene Personen, die die Implementierung verantworten mit entsprechendem Know-how zur Verfügung stehen. Dazu muss also bei Bedarf Kompetenz aufgebaut werden.
• Themen definieren: Es gibt viele verschiedene internationale ISO-Standards, Normen und Regelwerke. Eine Übersicht finden Sie hier. Wählen Sie diejenigen aus, die zu Ihren Anforderungen passen und entwickeln anschließend entsprechende Prozesse, Richtlinien, die die zuvor festgelegten Ziele des IMS unterstützen.
• Bewusstsein schaffen: Stellen Sie sicher, dass alle Personen über das IMS-Projekt informiert sind und auch verstehen, wozu dies gut ist bzw. was jede einzelne Person dazu beitragen kann. Machen Sie aus Betroffenen Beteiligte!
• Monitoring: Damit alles reibungslos funktioniert – nicht nur heute, sondern auch morgen und übermorgen – ist es wichtig, Verbesserungsmöglichkeiten laufend zu identifizieren.
• Die Zertifizierung: Wenn Sie eine Zertifizierung für Ihr Managementsystem anstreben, bekommen Sie einen transparenten Nachweis für Ihre systematischen Prozesse durch außenstehende Dritte. Dies fördert das Vertrauen am Markt und schafft Transparenz. Gleichzeitig gilt ein Zertifikat als wichtiger anerkannter Beleg für Anforderungen oder z. B. Lieferketten. Weitere Vorteile und welche Schritte Sie im Rahmen einer Zertifizierung durchlaufen, haben wir hier für Sie zusammengefasst.