18. Mrz 2021

qualityaustria Forum – Besser durch die Krise

Was Unternehmen von Astronaut*innen und Qualitäts­manager*innen lernen können

Parallelen zwischen den Anforderungen im Weltall und dem Qualitätsmanagement bei irdischen Organisationen zeigten eine ehemalige Astronaut*innen-Trainerin und Expert*innen der Quality Austria beim 26. qualityaustria Forum auf. Mit mehr als 900 Teilnehmer*innen verzeichnete die digitale Fachveranstaltung einen neuen Rekord.

„Derzeit sind viele Unternehmen dazu gezwungen, von ihren ursprünglichen Plänen abzuweichen. Der Wert der dokumentierten Informationen wird dabei noch immer von vielen unterschätzt“, erklärte Konrad Scheiber, Geschäftsführer der Quality Austria. Mit Bürokratie habe das nichts zu tun, sondern mit Fehlerkultur, Nachweisbarkeit und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen.

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Die internationale Raumstation ISS ist eine komplexe Maschine. Kalenderabläufe, Zeitpläne und andere Vorgaben regeln dort ganz genau, was wann und wie gemacht werden muss. Bei der Auswahl der angehenden Astronaut*innen anhand von kognitiven Persönlichkeitstests hält man dennoch bewusst nicht nach Perfektion Ausschau. „Den Kandidat*innen werden bei den Aufnahmetests mehr Aufgaben gegeben, als sie in der vorgegebenen Zeit bewältigen können. Durch den Druck passieren zwangsläufig Fehler und wir beobachten, ob sie ihren alten Fehlern nachhängen oder ob sie in der Lage sind, sich sofort wieder neuen Aufgaben zu widmen.

Im Weltall ist das überlebensnotwendig“, schilderte die ehemalige Astronaut*innen-Trainerin und Physikerin Laura Winterling beim qualityaustria Forum am 17. März, das unter dem Motto „Improvisation = die neue Perfektion?“ stand. „Das Wort Perfektion klingt in der Theorie zwar gut, aber wenn nur noch das Eine zählt und links und rechts nichts mehr gilt, wird man total unflexibel und ist nicht mehr kreativ“, so die Erklärung von Winterling.

Zertifizierte Betriebe haben laut Erfahrungen ein geringeres Insolvenzrisiko

Auch auf dem Planeten Erde wird den Unternehmen und ihren Mitarbeiter*innen aufgrund der Wirtschaftskrise derzeit einiges abverlangt. Umso ermutigender sind die Worte von qualityaustria CEO Konrad Scheiber, dass man Dinge nicht einfach so hinnehmen müsse. „Wie interne Statistiken seit der Gründung der Quality Austria im Jahr 2004 zeigen, gab es unter den von uns zertifizierten Unternehmen fast keine Insolvenzen. Zertifizierte Organisationen können sich auch in Krisenzeiten behaupten und Gewinne schreiben, weil sie nicht von situationsgetriebenen Ängsten verfolgt werden“, betonte der Experte.

Ähnlich wie im Weltall spielt auch bei zertifizierten Unternehmen die Dokumentation eine wichtige Rolle. Zugleich warnt Scheiber davor, Qualitätsmanagement mit Bürokratie zu verwechseln, weil das den Eindruck erwecke, dass Dokumentation etwas Schlechtes sei. „Ein Krankenhaus hat einen völlig anderen Dokumentationsbedarf als ein Frisörsalon. Laut der Norm ISO 9001 muss daher immer risikobasiert und umgebungsbedingt vorgegangen werden.“

Gründe für die Dokumentation in Unternehmen

Die Notwendigkeit der Aufzeichnungen begründet sich immer aus mehreren Ebenen:

  1. Dokumentation: Aufzeichnungen müssen verfügbar sein, wenn sie gegenüber Dritten belegt werden müssen, zum Beispiel bei Behörden oder vor Gericht.
  2. Nachvollziehbarkeit: Im Sinne einer lernenden Organisation muss nachgelesen werden können, warum zu einem bestimmten Zeitpunkt die Entscheidungen für Abläufe oder Prozesse so und nicht anders getroffen wurden.
  3. Verbesserungspotenzial: Die Dokumentation dient auch der stetigen Verbesserung und Optimierung, wobei dabei nicht die Abarbeitung von Problemen im Zentrum stehen sollte, sondern ein systematischer und kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
  4. Kaufmännische Indikatoren: Dazu zählt zum Beispiel die Dokumentation für die Buchhaltung oder als Basis für die Kostenrechnung.

Verinnerlichung von Qualität statt reiner Pflichterfüllung

Zu den unterschiedlichen Verwendungsmöglichkeiten der Dokumentationen kommt für den CEO der Quality Austria aber noch ein ganz entscheidender Faktor hinzu: „Das Thema Qualität muss von den Mitarbeiter*innen wirklich verinnerlicht werden, denn nur dann können im Krisenfall alle Vorteile der Zertifizierung voll ausgeschöpft werden. Im Gegensatz dazu steht die dokumentierte Anweisungsqualität, wo die Mitarbeitenden einfach nur ihre Pflicht erfüllen“, so Scheiber. Um besser durch die Krise navigieren zu können, muss neben der Dokumentation auch sichergestellt werden, dass die systematische Reaktionsfähigkeit und der richtige Umgang mit digitaler Transformation und Nachhaltigkeit gegeben ist.

Improvisation kann unkontrollierbar werden

Über das Thema Improvisation sprach auch Eckehard Bauer, Business Developer für Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Risiko, Security, Compliance und Transport. Für Organisationen erscheint es auf den ersten Blick verlockend und auch naheliegend, das Improvisationstalent der Beschäftigten zu nutzen. Zugleich kann dieses aber auch rasch in eine unkontrollierte Phase übergehen.

„Der sinnvollste Ansatz, um die sich ändernden Umstände zu beherrschen, ist der systemische Ansatz gestützt auf den Managementsystemnormen. Denn dabei sind die systematische Reaktionsfähigkeit sowohl der Organisation als auch der in ihr agierenden Menschen das zentrale Thema“, zeigte sich Eckehard Bauer überzeugt. Die Basis für eine systematische Steuerung liegt für ihn in der Nutzung der Managementnormen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001.

Digitalisierung und Nachhaltigkeit werden zu Standards

Anni Koubek, Business Developerin für Qualität und Innovation, Quality Austria reflektierte die Studie „Qualität 2030“, welche vom Stiftungsinstitut für integrierte Qualitätsgestaltung an der Johannes Kepler Universität in Linz unter Leitung von Prof. Dr. Erik Hansen durchgeführt wurde. „Es wird zwar noch einige Jahre dauern, bis diese Erkenntnisse in den Anforderungsnormen aufgenommen werden, jedoch werden wichtige Trends wie Digitalisierung oder Nachhaltigkeit sich als De-facto-Standards etablieren bzw. über die Gesetzgebung vorgeschrieben werden“, prognostizierte Koubek.

Herausforderungen und Chancen nehmen zu

Axel Dick, Business Developer für Umwelt und Energie, CSR bei Quality Austria bezeichnete die Klima- und Biodiversitätskrise sowie extreme Wetterereignisse als große Herausforderungen. „Die politischen Vorgaben auf globaler, europäischer und nationaler Ebene greifen immer mehr ineinander und werden anspruchsvoller“, macht Dick deutlich.

Wir stehen vor einem Change in der Gestaltung von Produkten, Dienstleistungen, Prozessen und Geschäftsmodellen. Die zunehmende Anzahl von Umwelt- und CSR-Normen wollen diesen Herausforderungen gerecht werden und als Managementwerkzeuge die Unternehmen unterstützen.

Webinar-Tipp: Kostenloses Webinar zum Thema "Kreislaufwirtschaft – the point of no return" am 25. März 2021. Hier mehr erfahren!

Die Transformationswelle surfen

„Unternehmen, die in das Wohlbefinden und die Energie ihrer Mitarbeiter*innen investieren, erzielen letztendlich viermal höhere Gewinne und können besser mit Störungen des Geschäftsmodells umgehen“, lautete eine der Schlussfolgerungen von Franz Peter Walder, Netzwerkpartner der Quality Austria, in seinem Vortrag zum Thema „Fluid, digital, smooth – die Transformationswelle surfen“. Im Umgang mit der Pandemie empfiehlt Walder einen adaptiven Ansatz, um zu verstehen wie es den Menschen geht. Dazu gehören beispielsweise fundiertes Zuhören und das Wahrnehmen von Gefühlen. Zudem ist es wichtig, dass die Organisationen ihre Prozesse möglichst flüssig und angenehm gestalten.

Fünf positive Eigenschaften an Menschen suchen

Die „007“-Formel, um Vertrauen aufzubauen, stand abschließend im Zentrum des Vortrages von Ex-Geheimagent und Kriminalist Leo Martin. Seine Strategie, Vertrauensmänner im Milieu der Organisierten Kriminalität aufzubauen, basierte auf Vertrauen und lässt sich in abgewandelter Form auch im Geschäftsleben anwenden.

Einer seiner Ratschläge lautet beispielsweise fünf positive Eigenschaften an Menschen, die man nicht mag, zu identifizieren. Dadurch kann es gelingen, auch in schwierigen Fällen eine positive Haltung einzunehmen. Denn je besser die Stimmung, desto größer die Zustimmung. Ein Tipp, den man auch im Geschäftsalltag aufgreifen kann.

Fotos, Abdruck honorarfrei © Anna Rauchenberger

Bild 1: Konrad Scheiber, Geschäftsführer, Quality Austria
Bild 2: Laura Winterling, Physikerin, ehem. Astronauten-Trainerin (ESA)
Bild 3: Konrad Scheiber, Geschäftsführer, Quality Austria
Bild 4: Eckehard Bauer, Business Developer für Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Risiko, Security, Compliance und Transport
Bild 5: Anni Koubek, Business Developerin für Qualität und Innovation, Quality Austria
Bild 6: Axel Dick, Business Developer für Umwelt und Energie, CSR bei Quality Austria
Bild 7: Franz Peter Walder, Netzwerkpartner der Quality Austria
Bild 8: Leo Martin, Ex-Geheimagent und Kriminalist

 

Für Rückfragen:
Manfred Haider
Himmelhoch GmbH
Tel.: +43 650 856 9881

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