30. Mai 2018

Die Bedeutung des prozessorientierten Ansatzes

Veränderungen in den verschiedenen Umweltsphären (Kontextthemen) der Unternehmungen haben im Laufe der letzten Jahrzehnte dazu geführt, dass die Bedeutung von Ablaufstrukturen und somit die Gestaltung von Prozessen im Vergleich zur Aufbauorganisation enorm gewachsen ist.

Unter Management wird eine systematische und konsequente Steuerung von Ressourcen zur Erreichung bestimmter Ziele verstanden. Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist eine strategische Entscheidung einer Organisation, die helfen kann, ihre Gesamtleistung zu steigern und eine gute Basis für entsprechende Entwicklungsinitiativen bereitstellt.

Ein Qualitätsmanagementsystem besteht aus zusammenhängenden Prozessen. Das Verständnis, wie Ergebnisse durch dieses System erzielt werden, ermöglicht einer Organisation, das System und seine Leistungen zu optimieren.

 

Welche Vorteile können damit erzielt werden?

  • Eine verbesserte Fähigkeit, Anstrengungen auf Schlüsselprozesse und Verbesserungsmöglichkeiten zu richten.
  • Beständige und vorhersehbare Ergebnisse durch ein System angepasster Prozesse können erzielt werden.
  • Eine optimierte Leistung durch ein wirksames Prozessmanagement, effiziente Verwendung von Ressourcen und reduzierte funktionsübergreifende Barrieren können erreicht werden.

 

Welche Maßnahmen könnten damit umfasst werden?

  • Das Festlegen von Zielen des Systems und notwendigen Prozessen, um diese zu erreichen.
  • Die Ausstattung mit Befugnis, Verantwortung und Rechenschaftspflicht für das Führen und Steuern von Prozessen.
  • Das Verstehen der Fähigkeiten der Organisation und die Bestimmung von Einschränkungen in Bezug auf die erforderlichen Ressourcen.
  • Das Bestimmen der wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Prozessen und die Analyse der Auswirkung von Änderungen einzelner Prozesse auf das System als Ganzes.
  • Das Führen und Steuern von Prozessen und ihren wechselseitigen Beziehungen als System, um die (Qualitäts-)Ziele der Organisation wirksam und effizient zu erreichen.
  • Das Sicherstellen, dass die notwendigen Informationen verfügbar sind, um die Prozesse zu betreiben und zu verbessern sowie die Leistung des Gesamtsystems zu überwachen, zu analysieren und zu bewerten.
  • Das Führen und Steuern von Risiken, die Ergebnisse von Prozessen und Gesamtergebnisse des Systems beeinflussen können.

 

Die Begriffsdefinition

In der ISO-Welt wird unter Prozess ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet, verstanden. Einen interessanten Ansatz zur Begriffsdefinition wählt das EFQM-Modell: Ein Satz zu-sammenhängender Aktivitäten, bei denen der Output einer Aktivität zum Input für eine andere Aktivität wird. Prozesse erbringen Wertschöpfung, indem sie aus definierten In-puts definierte Outputs erzeugen und dabei auf Ressourcen zurückgreifen.
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Der prozessorientierte Ansatz

Der prozessorientierte Ansatz soll es nun Organisationen ermöglichen, die Zusammen-hänge und Wechselbeziehungen von Prozessen des Systems so zu steuern, dass die Ge-samtleistung der Organisation verbessert werden kann.

Das Bild zeigt eine schematische Darstellung eines Prozesses und zeigt die Wechselwir-kungen seiner Elemente. Die für die Steuerung der Kontrollpunkte zur Überwachung und Messung sind für jeden Prozess spezifisch und ändern sich in Abhängigkeit von den damit zusammenhängenden Risiken.

Abbildung: Schematische Darstellung der Elemente eines Einzelprozesses

Die Steuerung der Prozesse und des Systems als Ganzes kann durch den PDCA-Zyklus erreicht werden, dessen Hauptaugenmerk auf risikobasiertem Denken liegt, um Chancen zu nutzen und unerwünschte Ergebnisse zu verhindern.

Welche Ressourcen sind gemeint?

  • Personelle Ressourcen
  • Wissen als Ressource
  • Finanzielle Ressourcen
  • Infrastruktur als Ressource
  • Prüf- und Messmittel als Ressource
  • Energie
  • Rohstoffe (natürliche, mineralische, fossile)
  • Materialien, Flächenverbrauch

 

Der PDCA-Zyklus

  • Planen: Festlegen von Zielen des Systems und der Teilprozesse und Festlegen von Ressourcen, die zum Erzielen von Ergebnissen in Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen und den Politiken der Organisation notwendig sind, sowie Ermitteln und Behandeln von Risiken und Chancen;
  • Durchführen: Umsetzen des Geplanten;
  • Prüfen: Überwachen und (sofern zutreffend) Messen von Prozessen und den daraus resultierenden Produkten und Dienstleistungen im Hinblick auf Politiken, Ziele, Anforderungen und geplante Tätigkeiten, sowie Berichterstattung über die Ergebnisse;
  • Handeln: Ergreifen von Maßnahmen zur Verbesserung der Leistung, soweit notwendig.

 

Das Prozessmanagement

Folgende Aspekte sind bei der Bestimmung der Schlüsselprozesse einer Organisation zu
beachten:

  • Zweck und strategische Ausrichtung (Verstehen der Organisation);
  • externe und interne Themen, gesetzliche und behördliche Anforderungen sowie Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien, die für den Zweck und die strategische Ausrichtung relevant sein können (Einflussfaktoren);
  • mit den Einflussfaktoren können auch Chancen und Risiken verbunden sein.

Des Weiteren ist dabei zu berücksichtigen:

  • die erforderlichen Eingaben und die erwarteten Ergebnisse dieser Prozesse sind zu bestimmen;
  • die Abfolge und die Wechselwirkung dieser Prozesse bestimmen;
  • die Kriterien und Verfahren (einschließlich Überwachung, Messungen und die damit verbundenen Leistungsindikatoren), die benötigt werden, um das wirksame Durchführen und Steuern dieser Prozesse sicherzustellen, bestimmen und anwenden;
  • die für diese Prozesse benötigten Ressourcen (dazu gehört auch das Wissen der Organisation) bestimmen und deren Verfügbarkeit sicherstellen;
  • die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für diese Prozesse zuweisen;
  • die Behandlung von Chancen und Risiken
  • diese Prozesse bewerten und jegliche Änderungen umsetzen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass diese Prozesse ihre beabsichtigten Ergebnisse erzielen und die Prozesse und das Managementsystem verbessern.

 

Zusammenfassung

Beständige und vorhersehbare Ergebnisse werden wirksamer und effizienter erzielt, wenn Tätigkeiten als zusammenhängende Prozesse, die als kohärentes System funktionieren, verstanden, geführt und gesteuert werden. Der prozessorientierte Ansatz ermöglicht einer Organisation, ihre Prozesse und deren Wechselwirkungen zu planen. Das PDCA-Modell hilft einer Organisation sicherzustellen, dass angemessene Ressourcen für ihre Prozesse zur Verfügung stehen, die Prozesse gesteuert werden und dass Chancen zur Verbesserung bestimmt werden und auf diese reagiert wird.

Risikobasiertes Denken unterstützt eine Organisation, diejenigen Faktoren zu bestimmen, die bewirken könnten, dass ihre Prozesse und ihr Qualitätsmanagementsystem von den geplanten Ergebnissen abweichen, vorbeugende Maßnahmen zur Steuerung umzusetzen, um negative Auswirkungen zu minimieren und den maximalen Nutzen aus sich bietenden Möglichkeiten zu ziehen.

Die Anwendung des prozessorientierten Ansatzes in einem Managementsystem ermöglicht
somit Folgendes:

  • Verstehen der Anforderungen und deren fortlaufende Einhaltung;
  • Betrachtung der Prozesse im Hinblick auf Wertschöpfung;
  • Erreichen einer wirksamen Prozessleistung;
  • Verbesserung von Prozessen basierend auf der Bewertung von Daten und Informationen.

Autoren

Team

Herr Eckehard Bauer, MSc

Prokurist Business Development für Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Risiko, Security, Compliance und Transport

Team

Herr DI Axel Dick, MSc

Prokurist Business Development Umwelt und Energie, CSR

Netzwerkpartner*in

Herr Ing. Wolfgang Hackenauer, MSc

Netzwerkpartner, Produktexperte Umwelt und Energie

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