10. Jan 2022

Worauf es bei der Kommunikation ankommt

Information und Kommunikation bei Arbeits­sicherheits­managementsystemen

Die Sicherstellung der Arbeitssicherheit ist eine rechtliche Anforderung, für welche die Arbeitgeber*innen (entsprechend ASchG) von Seiten der Gesetzgebung verantwortlich gemacht werden. Um die Arbeitssicherheit so zu gestalten, dass Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten vermieden werden können, ist es wichtig – neben der technischen und organisatorischen Ausstattung – die Beschäftigten so zu motivieren, dass die betriebliche Arbeitssicherheit im Bewusstsein verankert ist.

Eckehard Bauer, MSc, Prokurist Business Development für Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Risiko, Security, Compliance und Transport, Quality Austria, informiert, worauf es ankommt!

Sicheres Verhalten von Beschäftigten beginnt in deren Köpfen

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, mit den Beschäftigten entsprechend motivierend zu kommunizieren. Der schönste Hochglanzprospekt und die tollsten Artikel zum Thema Arbeitssicherheit garantieren nicht, dass die Kernbotschaft der Information auch – im Sinn der Informationsersteller*innen – verstanden wird. Der entscheidende Punkt ist die Information so zu gestalten, dass diese von den empfangenden Personen verstanden und in deren Bewusstsein verankert wird.

Um den Erfolg einer Information oder Unterweisung sicherzustellen, kann es erforderlich sein, unterschiedliche Methoden und Formen anzuwenden, um die Arbeitssicherheitsthemen in die Köpfe der Beschäftigten zu bringen und dort dauerhaft zu verankern.

Der Aufbau von Bewusstsein funktioniert zumeist nur über Motivation – und nicht durch Anordnung von oben. Jedoch sollte die Vorbildwirkung der Vorgesetzten nicht außer Acht gelassen werden.

Eines der Ziele des Arbeitssicherheitsmanagement sollte es sein, dass die Beschäftigten das persönliche Ziel verfolgen, sicher und gesund zu arbeiten.

Die Kernfrage dabei ist, werden die Beschäftigten dazu motiviert?

Basis für die Motivation ist vor allem eine Vertrauensfrage. Mitarbeitende sollten so viel Vertrauen in die Organisation und deren Führung haben, dass sie es zulassen, offen und vertrauensvoll über die relevanten Problemstellungen zu kommunizieren. Es sollte außerdem gelingen, die Beschäftigten zu sensibilisieren, Denkprozesse anzustoßen und auf das tägliche Verhalten einzuwirken.

Kommunikation ist sehr stark mit rechtlichen Anforderungen, wie etwa mit der gesetzlich vorgeschriebenen §14 ASchG-Unterweisung, verbunden. Dennoch ist es kaum machbar, ein entsprechendes Bewusstsein und Motivation alleine anhand rechtlicher Vorgaben aufzubauen. Um dieses Bewusstsein zu erreichen, sind demnach verschiedene Instrumente erforderlich. Die Instrumente sollten genau auf die Bedürfnisse und die jeweilige Kultur des Unternehmens zugeschnitten sein. Eine von vielen Möglichkeiten zur Bewusstseinsbildung kann z. B. die Wahl von Schwerpunkten sein, welche die Erreichung der Ziele des Arbeitssicherheitsmanagement unterstützen.

Bei einem Schwerpunktthema können folgende Kriterien bedacht werden:

  • Erstellung der Strategie zur Zielerreichung unter Berücksichtigung der individuellen Kommunikation, um alle relevanten Beschäftigten zu erreichen bzw. zu motivieren.
  • Durch die begleitenden Aktivitäten zu den Schwerpunktthemen soll sichergestellt werden, dass die Auseinandersetzung mit dem Schwerpunktthema nicht „einrostet“ und das Thema lebendig bleibt.
  • Eine erläuternde Einleitung zum Schwerpunktthema, um so den Sinn und das Ziel des Schwerpunktthemas in alle relevanten Unternehmensbereiche zu transportieren. Dies kann z. B. in Form folgender Möglichkeiten passieren:
    • Kick-off-Veranstaltung
    • Aussendung
  • Bei Postern, Informationsschreiben und persönlicher Kommunikation zu den Arbeitssicherheits-Schwerpunktthemen ist es wichtig, die Kernbotschaft, verständlich, kurz und knapp auf den Punkt zu bringen. Etwa mittels:
    • Einem periodischen (z. B. monatlichen) Poster-Aushang zum Schwerpunktthema oder
    • Einer zum Schwerpunktthema abgestimmten, ergänzenden Information in Form von persönlichen Gesprächen, z. B. durch Vorgesetzte, Gespräche im Kolleg*innenkreis, Workshop mit Präventivkräften (AM, SFK), usw..
  • Eine systematische Kommunikation des Umsetzungsstatus im Hinblick auf die Zielerreichung.
  • Eine laufende Analyse im Sinn des Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Zyklus und Korrekturmaßnahmen zur Sicherstellung der Zielerreichung.

Entscheidend ist die Verständlichkeit der Informationen. Es sollte laufend geprüft werden, ob die Botschaften der Informationen bei den relevanten Beschäftigten ankommen, verstanden werden und in der erwarteten Form das Bewusstsein aufbauen.

Die Wahl der Benennung für Schwerpunktaktionen sollte mit Bedacht gewählt werden, sodass eine klare Botschaft in allen Unternehmensbereichen sichergestellt ist. Speziell wenn Begriffe aus dem Englischen verwendet werden ist sicherzustellen, dass ein einheitliches Verständnis gegeben ist.

Die ISO 45001 ist ein wichtiges Instrument, um in systematischer Form die Arbeitssicherheit-Kommunikation erfolgsgerecht – im Sinn der Bewusstseinsbildung – zu steuern. Systematisches Managen der Arbeitssicherheit nach ISO 45001 kann die Einhaltung von rechtlichen Forderungen sicherstellen, vermeidbare Kosten durch Arbeitsunfälle oder Krankheiten, Personalengpässe, Sachschäden oder Produktionsausfälle vermeiden oder reduzieren.

Systematisches Managen von Arbeitssicherheit kann aber auch die Leistungsbereitschaft und Zufriedenheit der Beschäftigten sowie die Unternehmensreputation stärken. Das Kernthema und somit der Schwerpunkt bei der Kommunikation hinsichtlich der Arbeitssicherheit ist, dass die Beschäftigten am Ende eines Arbeitstages gesund und unversehrt nach Hause gehen („ich gehe gesund nach Hause und komme gesund in die Arbeit“).

Anmerkung – Anforderungen der Kommunikation in der ISO 45001

  • Die Kommunikationsanforderungen sind in Kapitel 7.4 Kommunikation beschrieben.
  • Weitere Anforderungen kommunikationsrelevanter Themen finden sich in den Normkapiteln:
    • Verstehen der Organisation und ihres Kontextes (4.1)
    • Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen von Beschäftigten und anderen interessierten Parteien (4.2)
    • Führung und Verpflichtung (5.1)
    • Ermittlung von Gefährdungen und Bewertung von Risiken und Chancen (6.1.2)
    • Bestimmung rechtlicher Verpflichtungen und anderer Anforderungen (6.1.3)
    • Planung von Maßnahmen (6.1.4)
    • Notfallplanung und Reaktion (8.2)
    • Bewertung der Compliance (9.1.2)
    • Vorfall, Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen (10.2)

Anmerkung – Auszug aus dem ArbeitnehmerInnenschutzgesetz (ASchG):

  • Information §12 ASchG (Auszug):
    • Arbeitgeber sind verpflichtet, für eine ausreichende Information der Arbeitnehmer über die Gefahren für Sicherheit und Gesundheit sowie über die Maßnahmen zur Gefahrenverhütung zu sorgen. Diese Information muß die Arbeitnehmer in die Lage versetzen, durch eine angemessene Mitwirkung zu überprüfen, ob die erforderlichen Schutzmaßnahmen getroffen wurden. Diese Information muß während der Arbeitszeit erfolgen.
    • (4) Die Information muß in verständlicher Form erfolgen. Bei Arbeitnehmern, die der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig sind, hat die Information in ihrer Muttersprache oder in einer sonstigen für sie verständlichen Sprache zu erfolgen. Arbeitgeber haben sich zu vergewissern, daß die Arbeitnehmer die Informationen verstanden haben.
    • (5) Den Arbeitnehmern sind erforderlichenfalls zur Information geeignete Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Abs. 4 zweiter und dritter Satz gilt auch für diese Unterlagen. Bedienungsanleitungen betreffend Arbeitsmittel sowie Beipacktexte, Gebrauchsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter betreffend Arbeitsstoffe sind den betroffenen Arbeitnehmern jedenfalls zur Verfügung zu stellen. Diese Unterlagen sind erforderlichenfalls am Arbeitsplatz auszuhängen.
  • Unterweisung §14 (Auszug):
    • (1) Arbeitgeber sind verpflichtet, für eine ausreichende Unterweisung der Arbeitnehmer über Sicherheit und Gesundheitsschutz zu sorgen. Die Unterweisung muß während der Arbeitszeit erfolgen. Die Unterweisung muß nachweislich erfolgen. Für die Unterweisung sind erforderlichenfalls geeignete Fachleute heranzuziehen.
    • Eine Unterweisung muß jedenfalls erfolgen
      • vor Aufnahme der Tätigkeit,
      • bei einer Versetzung oder Veränderung des Aufgabenbereiches,
      • bei Einführung oder Änderung von Arbeitsmitteln,
      • bei Einführung neuer Arbeitsstoffe,
      • bei Einführung oder Änderung von Arbeitsverfahren und
      • nach Unfällen oder Ereignissen, die beinahe zu einem Unfall geführt hätten, sofern dies zur Verhütung weiterer Unfälle nützlich erscheint.
    • (4) Die Unterweisung muß dem Erfahrungsstand der Arbeitnehmer angepaßt sein und in verständlicher Form erfolgen. Bei Arbeitnehmern, die der deutschen Sprache nicht ausreichend mächtig sind, hat die Unterweisung in ihrer Muttersprache oder in einer sonstigen für sie verständlichen Sprache zu erfolgen. Arbeitgeber haben sich zu vergewissern, daß die Arbeitnehmer die Unterweisung verstanden haben.

Ihr Ansprechpartner & Autor

Team

Herr Eckehard Bauer, MSc

Prokurist Business Development für Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Risiko, Security, Compliance und Transport

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