26. Sep 2017

Anni Koubek zieht Bilanz

ISO 9001:2015 – der Countdown läuft Teil I

Die revisionierten Normen ISO 9001 und ISO 14001 liegen nun bereits seit zwei Jahren vor und mit 15. September 2017 begann somit das letzte Jahr, in dem die Umstellung auf die neue Norm noch durchgeführt werden kann. Dr. Mag. Anni Koubek, Verantwortliche für Innovation und Business Development Qualität der Quality Austria zieht Bilanz.

Es wird höchste Zeit für den Umstieg

Mehr als die Hälfte der Betriebe starten erst jetzt mit dem Umstieg auf die neuen Normen. Trotzdem bleibe ich optimistisch, denn es geht sich zeitlich immer noch aus. Viele Organisationen sagen, sie möchten sich die Zeit nehmen und den Änderungsprozess möglichst gut in den Arbeitsalltag integrieren. Wir empfehlen aber eindringlich, nicht bis in den Herbst 2018 zu warten. Falls nach dem Audit noch etwas zu tun ist, bleibt sonst nicht ausreichend Zeit und das Unternehmen steht plötzlich ohne erforderliches Zertifikat da.

Die ISO 9001 dreht sich mit dem Rad der Zeit

Wie die Wirtschaft heute arbeitet, was in diesem globalen, beschleunigten und komplexen Umfeld zu beachten ist, damit Qualität sichergestellt werden kann – da hat sich viel geändert und musste in die Norm integriert werden. Heute sind die Themen Komplexität und Dynamik vorrangig. Das erfordert eine andere Rolle der Führung, die Beachtung des Kontexts von Risiken und Chancen. Auch das Thema Wissen wird erstmals explizit angesprochen.

Der Normungsprozess ist Knochenarbeit

Als Teil der Entwicklung dieser Revision hatte ich auch Einblicke in den gesamten Arbeitsprozess. Wir haben sehr intensiv über Innovation und Veränderung diskutiert. Das ist ein internationaler Verhandlungsprozess und was für uns der USP ist, sehen Länder in Afrika, Amerika oder Asien oftmals anders. In den Sitzungen beteiligten sich bis zu 100 Personen aktiv am Schreiben und die internationale Arbeitsgruppe bearbeitete dann insgesamt 8.000 Kommentare.

Ein Jahr bis zur „transition deadline“

Es lässt sich zuletzt eine steile Zunahme an Publikationen hauptsächlich aus Europa feststellen, die sich mit den Zertifizierungsvorteilen auseinandersetzen. Das Thema wird also immer präsenter. Das letzte Jahr wird auch von der ISO selbst genutzt, um noch einmal auf die Umstellungsdeadline hinzuweisen.

Ihr Nutzen

Als Expertin für den Bereich Qualität werde ich oft gefragt, warum sich Unternehmen überhaupt zertifizieren lassen sollten. 

Das Zertifikat ist ein Nachweis der eigenen Leistung und Leistungsfähigkeit in Bezug auf Qualität. Gleichzeitig haben die Audits einen internen Nutzen, indem sie wie ein Spiegelbild und Hygienefaktor wirken. Speziell in Zeiten der Veränderung muss man große Anstrengungen unternehmen, um ein neues Ziel zu erreichen. Daneben läuft aber das Tagesgeschäft weiter. Insofern ist dieser Blick von außen sehr gut, weil er die Wechselwirkungen im System sichtbar macht. Das Feedback erfolgt dann auf Basis eines klaren Anforderungsmodells und zeigt auf, wo das Unternehmen sofort Handlungen setzen muss oder wo etwas verbessert werden könnte.

 

Ein kleines Korn auf dem spiegelglatten Tisch

Nehmen wir unsere Spitzensportler: Wenn jemand so exakt turnt oder Tennis spielt und dann einen Fehler macht, fällt uns das sofort auf. Wir sehen das kleine Korn auf dem Tisch, wenn er spiegelglatt ist, aber nicht, wenn viel herumliegt. Es kommt aufs Niveau an. Je besser und transparenter ein Betrieb dasteht, desto klarer sieht man auch Muster und Chancen. Ein gutes Unternehmen hat eine hohe Selbstreflexionskraft, da kann man punktgenau bei den Potenzialen ansetzen. Wenn ein Unternehmen noch nicht so weit ist, muss man erst sicherstellen, dass es keine Defizite gibt. Das Audit ist wie eine Sprunglatte – über die Anforderungen der ISO 9001 gilt es drüber zu springen. Wir zeigen auch auf, wo die Stärken des Unternehmens liegen. Der größere Teil sind aber Hinweise auf Bereiche für Verbesserungen. Diese Chance sollte man nutzen, auch wenn es manchmal ein bisschen weh tut.

 

Wettbewerbsvorteil durch Qualität

In vielen Branchen oder Bereichen ist eine Zertifizierung erforderlich, um überhaupt anbieten zu können; zum Beispiel bei öffentlichen Ausschreibungen oder auch weit verbreitet in der Automobilbranche. Aber auch in anderen Branchen gibt es viele Unternehmen, die in der Auswahl ihrer Lieferanten jene mit Zertifikaten bevorzugen. Dabei geht es nicht nur um Qualität, sondern zum Beispiel um Umwelt, Arbeitssicherheit, Lebensmittelsicherheit und andere Werte und Standards.

 

Bürokratisch versus schlank und flexibel

Mit all den Vorteilen, die eine Managementsystemzertifizierung mit sich bringt, tauchen auch immer wieder Ängste und Bedenken zum damit verbundenen Aufwand auf. Bürokratischer Aufwand und interne Abläufe relativieren sich, wenn man es professionell angeht: Wenn ich Qualität managen möchte, brauche ich einen gewissen Level von Planung und Nachvollziehbarkeit. Das Bild vom Qualitätsmanagement-System, das im Regal einen Meter mit Dokumentenordnern belegt, ist schon längst überholt. Wir leben in einer digitalen Welt, und das Qualitätsmanagement soll sehr nah an diesen Prozessen sein. Ein System sollte möglichst schlank und flexibel gestaltet sein. Jedoch ist es immer ein schmaler Grat: Ich brauche ausreichende Informationen, um die Risiken abzudecken und die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Wenn zu wenig dokumentiert ist und ein Haftungsfall eintritt, wird es kritisch.

Ansprechpartner Qualität

Team

Frau Mag. Dr. Anni Koubek

Prokuristin Innovation, Business Development Zertifizierung Qualität

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