27. Sep 2017

Anni Koubek zieht Bilanz

ISO 9001:2015 – der Countdown läuft Teil II

Die revisionierten Normen ISO 9001 und ISO 14001 liegen nun bereits seit zwei Jahren vor und mit 15. September 2017 begann somit das letzte Jahr, in dem die Umstellung auf die neue Norm noch durchgeführt werden kann. Dr. Mag. Anni Koubek, Verantwortliche für Innovation und Business Development Qualität der Quality Austria zieht Bilanz.

Es wird höchste Zeit für den Umstieg

Mehr als die Hälfte der Betriebe starten erst jetzt mit dem Umstieg auf die neuen Normen. Trotzdem bleibe ich optimistisch, denn es geht sich zeitlich immer noch aus. Viele Organisationen sagen, sie möchten sich die Zeit nehmen und den Änderungsprozess möglichst gut in den Arbeitsalltag integrieren. Wir empfehlen aber eindringlich, nicht bis in den Herbst 2018 zu warten. Falls nach dem Audit noch etwas zu tun ist, bleibt sonst nicht ausreichend Zeit und das Unternehmen steht plötzlich ohne erforderliches Zertifikat da.

Die ISO 9001 dreht sich mit dem Rad der Zeit

Wie die Wirtschaft heute arbeitet, was in diesem globalen, beschleunigten und komplexen Umfeld zu beachten ist, damit Qualität sichergestellt werden kann – da hat sich viel geändert und musste in die Norm integriert werden. Heute sind die Themen Komplexität und Dynamik vorrangig. Das erfordert eine andere Rolle der Führung, die Beachtung des Kontexts von Risiken und Chancen. Auch das Thema Wissen wird erstmals explizit angesprochen.

Der Normungsprozess ist Knochenarbeit

Als Teil der Entwicklung dieser Revision hatte ich auch Einblicke in den gesamten Arbeitsprozess. Wir haben sehr intensiv über Innovation und Veränderung diskutiert. Das ist ein internationaler Verhandlungsprozess und was für uns der USP ist, sehen Länder in Afrika, Amerika oder Asien oftmals anders. In den Sitzungen beteiligten sich bis zu 100 Personen aktiv am Schreiben und die internationale Arbeitsgruppe bearbeitete dann insgesamt 8.000 Kommentare.

Ein Jahr bis zur „transition deadline“

Es lässt sich zuletzt eine steile Zunahme an Publikationen hauptsächlich aus Europa feststellen, die sich mit den Zertifizierungsvorteilen auseinandersetzen. Das Thema wird also immer präsenter. Das letzte Jahr wird auch von der ISO selbst genutzt, um noch einmal auf die Umstellungsdeadline hinzuweisen.

Tipps zum Umstieg

Durch ein professionelles Managementsystem kann sich ein ganzes Unternehmen verändern. Gibt es da Spielraum für Kreativität und den individuellen Mitarbeiter?

Ich frage immer gerne nach, was sich für die Mitarbeiter durch das Qualitätsmanagementsystem geändert hat. Da höre ich oft, dass alles klarer, transparenter und nachvollziehbarer ist. Personen, die in andere Unternehmen wechseln, erkennen oft erst dann, was alles nicht funktioniert. Man gewöhnt sich daran, dass die Kernprozesse geregelt sind und man nicht über alles diskutieren muss. Diese Klarheit, Transparenz und Durchgängigkeit gibt Sicherheit für das eigene Tun. Das sind wichtige Grundwerte für die Mitarbeitenden. Sie bekommen ihre Köpfe frei für die Zukunftsaufgaben und bleiben nicht in den Kleinigkeiten des Alltags gefangen.
Begeistern kann man aber Menschen nur durch Ergebnisse, indem das System funktioniert und lebt. Das heißt, wenn es wo nicht passt oder man es besser machen könnte, wird das auch gemacht.

 

Drive in der Unternehmens-DNA

Die Zeitspanne, die die Implementierung und auch die folgende Verankerung eines Qualitätsmanagement-Systems in Anspruch nimmt, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und hängt davon ab, wo man steht, wieviel Zeit und Kraft man dafür aufwendet und welche weiteren Ziele damit verknüpft sind. In vielen Fällen kann der Transformationsprozess in einem halben Jahr bewältigt werden, aber man darf nie nachlassen – die Zertifizierung ist nicht das Ende, sondern eher der Anfang. Das ist wie beim Training – eine Zeitlang hat eine Sportlerin, ein Sportler noch eine gute Kondition, irgendwann geht aber die Kurve nach unten. Es gilt dranzubleiben, zu hinterfragen und zu verbessern. Diese Lust, einen Fehler zu bereinigen und etwas neu zu gestalten, hat am Anfang meistens eine sehr große Dynamik. Diesen Drive muss man beibehalten und in die Unternehmens-DNA hineinbekommen.

 

Sie haben Sorge, dass Sie nicht gut genug vorbereitet sind?

Die Erfahrungen aus den bisherigen Audits zeigen, dass die Organisationen zum Großteil die neuen Themen entsprechend den Anforderungen bereits umgesetzt haben. Dadurch, dass viele der neuen Forderungen nicht präskriptiv formuliert sind, wurden die Spielräume genutzt und die Anforderungen entsprechend den Organisationserfordernissen umgesetzt, denn für kleine Betriebe sind oft einfache Vorgehensweisen ausreichend, wohingegen Großunternehmen komplexe Werkzeuge einsetzen.

Viele unserer Kunden sagen mir, dass sie die neuen Themen (z.B. Kontext, Risiken und Chancen, Wissen) schon vorher berücksichtigt haben und nur diese bestehenden Ansätze komplettiert haben. Entsprechend empfehle ich, gut zu verstehen, was schon in der Organisation passiert, dann zu prüfen, ob das den Anforderungen entspricht und schließlich erst zu ergänzen, wo es notwendig ist.

 

Eine Norm für jedes Unternehmen der Welt

Den Vorwurf, dass Normen zu wenig Spielraum für Kreativität lassen, kann ich nicht gelten lassen. Vielfach wird an der neuen Norm 9001 sogar kritisiert, dass sie zu wenig präskriptiv sei. Die detaillierten Vorgaben – welche genauen Verfahren müssen dokumentiert sein, wie hat ein Entwicklungsprozess im Detail stattzufinden – wurden in der Revision bewusst herausgenommen, um Unterschiedlichkeiten zuzulassen. Die ISO 9001 ist für Unternehmen jeglicher Größe und Branche anwendbar. Für gewisse Anforderungen gibt es Standardlösungen, wenn die für das Unternehmen jedoch nicht passen, kann man auch einen anderen Weg suchen. Da ist sehr viel Kreativität möglich, denn die Norm sagt nie: So muss es sein.

 

Qualitätsmanager brauchen Weitsicht

Dies stellt natürlich die Qualitätsmanager vor immer neue Herausforderungen, denn das Berufsbild ändert sich und das Aufgabengebiet wird breiter. Zunächst war die Qualitätssicherung der Kernbereich, später kam das Prozessmanagement als Aufgabe dazu sowie die Wechselwirkungen im Gesamtsystem zu verstehen. Jetzt geht es sehr stark um die Anpassung an äußere Veränderungen und um die Unterstützung der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Diese Weitsicht ist gefragt. Es wäre aber ein großer Fehler, nur Qualitätsmanager allein als verantwortlich zu betrachten. Qualität muss von allen im Unternehmen getragen werden, nur mit diesem gemeinsamen Bewusstsein gelingt es. Ein Qualitätsmanager kann nicht hinten zusammenräumen, was in den Kernprozessen nicht funktioniert hat.

 

Anni Koubeks Tipps zum Abschluss

  • Warten Sie nicht bis zum Herbst 2018: Nach dem Audit könnten noch Maßnahmen zu bearbeiten sein, und die Prüfung und Zertifikatsentscheidung muss auch noch durchgeführt werden. Wir empfehlen daher möglichst im Juni das Audit durchzuführen, damit Sie nicht nach Ablauf der Koexistenz-Periode ohne Zertifikat dastehen.
  • Besprechen Sie das Vorgehen mit Ihrem Auditor. Wir haben nun schon umfassende Erfahrungen mit der neuen Norm gesammelt und können Ihnen Informationen zum Ablauf geben.
  • Starten Sie jetzt!
    Viele werden schon Vorbereitungen getroffen haben, wenn Sie jedoch noch keine Zeit hatten, die Anforderungen genauer zu analysieren, starten Sie jetzt mit der Umsetzung. Quality Austria kann Sie mit Inhousetrainings, Seminaren und Statusanalysen unterstützen.

Ansprechpartner Qualität

Team

Frau Mag. Dr. Anni Koubek

Prokuristin Innovation, Business Development Zertifizierung Qualität

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