Ohne Prozesse = Stillstand
Prozessmanagement systematisch angehen
Prozesse & warum sie so wichtig sind
Ob Auftragsabwicklung, Rechnungslegung oder Produktentwicklung: Prozesse wiederholen sich in gewisser Weise in Organisationen laufend. Möchte ein Betrieb nun z. B. seine Leistungsfähigkeit oder Kund*innenzufriedenheit erhöhen, den Umstieg in die digitale Transformation meistern oder die Zusammenarbeit zwischen Teams verbessern: ein genauer Blick auf die eigenen Prozesse im Sinne eines effizienten Prozessmanagements kann helfen, das Thema systematisch(er) anzugehen.
Von Anfang bis Ende – laufend wandelnde Anforderungen
Viele externe Faktoren und Rahmenbedingungen wirken auf die Aufgabenfelder, Bereiche und letztendlich Anforderungen an Organisationen. Somit macht es Sinn, Geschäftsprozesse laufend zu beobachten bzw. überarbeiten, um in Ernstfall flexibel und dynamisch auf sich ändernde Gegebenheiten reagieren zu können. Letztendlich ist wirtschaftlicher Erfolg häufig abhängig davon, inwieweit bzw. wie schnell es Betrieben gelingt, sich an äußere Rahmenbedingungen anzupassen bzw. auf die schnell ändernden Wünsche der Kund*innen zu reagieren.
Damit Betriebe ihre Unternehmensziele in der Gegenwart und auch in der Zukunft erreichen, benötigen sie als Basis also solide Geschäftsprozesse. Dem geht eine Ist-Analyse voraus, die feststellt, welche wiederkehrenden Abläufe in Betrieben auftreten.
Die Lösung liegt im effizienten (Prozess-) Management
Einem Prozess geht also meistens die Frage „Welche Personen machen was, womit und wann?“ voraus und bezeichnet sozusagen sich ständig wiederholende Abläufe. Aber es steckt mehr dahinter: Ein prozessorientierter Ansatz soll es Betrieben ermöglichen, Zusammenhänge und Wechselbeziehungen unterschiedlicher Prozesse so zu steuern, dass die Gesamtleistung der Organisation letztendlich verbessert wird.
Das Prozessmanagement bezieht sich auf das Gestalten, Dokumentieren, Managen und Verbessern von Prozessen. Prozesse können auf verschiedene Arten unterschieden werden. Prozesse können nach ihrer Zuordnung unterteilt werden:
- Managementprozesse (strategische Prozesse),
- wertschöpfende Geschäftsprozesse oder
- unterstützende Prozesse.
Übergeordnetes Ziel ist es immer, die Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten und Unternehmensziele letztendlich bestmöglich zu realisieren.
Unterteilt man Prozesse nach ihrer Hierarchie, spricht man etwa von
- Subprozessen,
- Hauptprozessen oder
- End-to-End Prozessen.
Ein Beispiel eines End-to-End-Prozesses ist z. B. von der ersten Anfrage durch Interessent*innen auf Ihrer Firmenwebsite bis zur Dienstleistungserbringung bzw. Produktübergabe durch die Belegschaft und Nachbetreuung.
Vorteile der Prozessorientierung
- Sie können Ihre Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität verbessern: Prozesse sowie alle dazugehörigen Schritte werden einzeln unter die Lupe genommen und somit laufend hinsichtlich aktueller Anforderungen verbessert. Dadurch betreiben Sie sozusagen laufende Qualitätskontrolle.
- Sie verbessern die interne Abstimmung: Ein Prozess oder eine ganze Prozesslandkarte bzw. graphisch dargestelltes Prozessmodell definiert immer auch Zuständigkeiten und Abläufe – somit wissen Sie sowie besonders auch neue Mitarbeitende, wann wer was zu tun hat. Gleichzeitig wird auch die Zusammenarbeit intern verbessert, da mehr Klarheit über Rollenprofile und Aufgabenfelder besteht.
- Effizienzsteigerungen können erzielt werden: die Verbesserung des Ressourceneinsatzes und gleichzeitige Reduktion der Prozesskosten sowie kürzere Durchlaufzeiten unterstützen Sie dabei, die Dinge so effizient wie möglich zu tun.
- Messbarkeit & Nachvollziehbarkeit erhöhen: Sie erhalten Kennzahlen und Daten über den Erfolg von Prozessen. Gleichzeitig wissen Sie wer was zu welchem Zeitpunkt getan hat (Dokumentation) und können somit ggf. Unklarheiten nachträglich schneller aus dem Weg räumen.
- Im Kreislauf denken - Plan-Do-Check-Act: Prozesse sollten immer auf dem PDCA-Zyklus aufbauen und fortlaufend verbessert werden. Sie haben also alles unter Kontrolle, Sie bekommen einen guten Überblick über Ihre Prozesse und decken aber gleichzeitig Schwachstellen methodisch auf, so dass Sie frühzeitig reflektieren und diese beseitigen können.
Trainings-Tipps und weiterführende Infos
Tipp! Prozesse bzw. eine prozessorientierte Organisation wird von vielen Normen, wie beispielsweise der ISO 9001, gefordert. Die Beschäftigung mit dem Thema lohnt sich aber prinzipiell – auch abseits einer Zertifizierung.
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Prozessmanager*innen sind in der Lage, Systemzusammenhänge durch Anwendung des Prozessmanagements zu erkennen und ihre Organisation so zu gestalten und weiterzuentwickeln. Sie verfügen über die notwendigen Kenntnisse und Fertigkeiten, um Prozesse zweckmäßig zu gestalten und zu optimieren. Sie kennen die Wirkungsweise von Prozessmanagement und können das implementierte System weiterentwickeln, um so die Erreichung von wesentlichen Ziel- und Leistungsvorgaben der Organisation optimal zu unterstützen.
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