04. Mai 2022

Wie Ihnen ein Managementsystem zu mehr Struktur im täglichen Betrieb verhelfen kann

Stütze in be­schleunigten Zeiten

Heutzutage dreht sich unsere Welt gefühlt schneller, äußere Gegebenheiten und Rahmenbedingungen ändern sich laufend, Tätigkeiten und Prozesse in Organisationen sind ebenso stetig im Wandel.

Damit es trotz aller Dynamiken zu keinen innerbetrieblichen Diskrepanzen zwischen Wissen, etwa unter neu angestellten Mitarbeitenden, Tätigkeiten und Prozessen einer Organisation kommt, ist es ratsam, ein gewisses Maß an Struktur und System zu verfolgen.

Ein Managementsystem kann unterstützend für Struktur der Abläufe, Transparenz von Prozessen und Dokumentation sein.

Veränderungen werden zur Gewohnheit

Der technologische Fortschritt, die Digitalisierung und Automatisierung bringen viele Vorteile, wie etwa eine schnellere und effizientere Abwicklung von Prozessen, mit sich. Dennoch ist es nicht immer einfach mit der rasanten Geschwindigkeit mitzuhalten.

Organisationen bzw. darin handelnde Personen sehen sich heute immer häufiger mit Situationen konfrontiert, in denen es wichtig ist, neu zu denken, zu handeln und zu lernen. Flexibilität als verstandene Anpassungsfähigkeit und Agilität im Sinne der Beweglichkeit spielen hierbei eine große Rolle.

Wissen, was man wissen muss, um Kompetenzen zukunftsweisend anzupassen

  1. Zunächst gilt es zu evaluieren, ob bzw. inwiefern die bevorstehenden Veränderungen Auswirkungen auf die eigene Organisation haben. Inwieweit ändert sich das „WIE“ hinter einer Organisation – also müssen Prozesse bzw. Routinen adaptiert oder neu angelernt werden?
  2. Anschließend müssen Sie sich die Frage stellen, inwiefern die Veränderungen das Handeln einzelner Mitarbeiter*innen betreffen? Müssen neue Kompetenzen bzw. neue Prozesse etabliert werden?

Sie fangen bestimmt nicht bei Null an

Jedes Unternehmen hat bereits ein Managementsystem, auch wenn sich viele dessen nicht bewusst sind. Ein Beispiel: über die Website eines Unternehmens werden Termine für Dienstleistungen angeboten. Nach Buchung durch Kund*innen, kommt es zur Terminvergabe und Inanspruchnahme der Dienstleistung. Anschließend werden Feedbackbögen und eine Rechnung versandt. Dieser Prozess läuft also bereits systematisch ab, da die jeweiligen Bearbeiter*innen routiniert in ihren Handlungen sind.

Fällt nun aber z. B. die bisher dafür zuständige Person aus oder neue Mitarbeitende werden eingestellt, und Prozesse wurden bisher nicht ausreichend dokumentiert, kann es schwierig sein, sich in diese Prozesse einzuarbeiten. Je konkreter die Abläufe, Zuständigkeiten und aussagekräftige, steuerbare Messgrößen definiert sind, desto besser für alle Beteiligten.

Man spricht im Qualitätsmanagement häufig vom PDCA-Zyklus: also Abläufe planen (Plan), diese ausführen (Do), kontrollieren, inwiefern alles funktioniert hat (Check) und ggf. nachbessern bzw. weiterentwickeln (Act). Dabei ist es irrelevant, wie groß oder klein Organisationen sind, in welcher Branche Sie tätig sind oder welche Gesellschaftsform Ihr Unternehmen innehat: ein Managementsystem schafft eine unterstützende, „gesunde“ Basis für die Entwicklung von Organisationen.

Wichtig ist auch die Fähigkeit einer Organisation zu lernen und sich somit fortlaufend an neue, veränderte Bedingungen anpassen zu können. Nur so kann über kurz oder lang Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet und aufrechterhalten werden. Ist ein Managementsystem einmal eingeführt, beginnt die Weiterentwicklungs- und Verbesserungsphase.

Jede Kleinigkeit hilft

Die Anforderungen Ihrer Kund*innen stehen im Mittelpunkt, besonders in dynamischen Zeiten, wenn Unternehmen oftmals stark mit sich selbst beschäftigt sind. Gerade in diesen Zeiten fühlt sich ihr Team im Umgang mit Aufgaben umso sicherer, je konkreter Prozesse und Abläufe definiert sind bzw. kann eine Anpassung dieser wesentlich rascher und effizienter erfolgen (eine gute Basis ist hierzu der Schlüssel). Ein wirksam gelebtes Managementsystem gibt Orientierung und fungiert sozusagen als Rahmen, wie etwas genau ablaufen soll.

Managementsysteme helfen zudem, zu jedem Zeitpunkt die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen bzw. Verfügbarkeit von Informationen sicherzustellen. Dokumentation hilft zudem lebenslanges Lernen im Sinne eines fortlaufenden Verbesserungsprozesses sicherzustellen und sich so systematisch in Richtung Optimierungen und Verbesserungen von Entscheidungen, Handlungen und letztendlich der Unternehmensleistung zu bewegen.

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