07. Sep 2020

Vermeidung von Betriebsunterbrechungen

Schutz der eigenen Organisation vor Schäden

Die Corona Krise hat alle Wirtschaftsunternehmen und die öffentliche Verwaltung im Besonderen gefordert, diese unerwartete Herausforderung zu bewältigen und sich gleichzeitig für die Herausforderungen der „neuen Normalität“ zu rüsten.

Die ISO 22301 (Business Continuity Managementsystem) ist ein stark an die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit von Unternehmen ausgerichteter Standard, welcher der gleichen Struktur wie die ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, usw. folgt und daher ein in jegliches Managementsystem leicht zu integrierender Unterstützungsstandard ist.

 

„Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorauszusehen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“

Perikles, griech. Staatsmann, 493-429 v. Chr.

 

Unter dem etwas sperrigen Begriff „Business Continuity Management (BCM)“ wird ein Managementsystem verstanden, welches als klares wirtschaftliches Ziel „die systematische Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit bzw. die rasche Wiedererlangung der Betriebsfähigkeit“ hat.

Die Anwendung der ISO 22301 soll systematisch sicherstellen, dass die kritischen Unternehmensprozesse identifiziert und analysiert werden. Auf Basis der Analyse und Priorisierung werden die Prozesse so geformt, dass das Eintreten von ungeplanten Betriebsunterbrechungen im Vorfeld verhindert wird bzw. dass Unterbrechungen so rasch als möglich überwunden werden können.

Die folgenden zwei Beispiele der praktischen Anwendung, eines aus der Industrie und eines aus der öffentlichen Verwaltung, zeigen, wie mittels der BCM Struktur ein aktives Notfall- und Krisenmanagement geplant und umgesetzt werden kann.

Das Beispiel aus der Industrie "Siemens AG Österreich – Digital Industries"

Ing. Markus Stelzhammer, Head of Quality Management Siemens Central and Eastern Europe

Ein nachhaltiges und effizientes Qualitätsmanagement ist ein Grundbaustein unserer Siemens Qualitätsmanagement-Philosophie und hat uns dabei geholfen, den mit der SARS-CoV2-Pandemie einhergehenden Lockdown bestmöglich zu bewältigen. Auf Basis unseres bestehenden Prozessmodells und einer an die ISO 22301 angelehnten Analysemethode zur Business Continuity haben wir die Auswirkung der eingeschränkten Funktionsweise bzw. des Ausfalls von Prozessen auf unsere Business Continuity umfassend bewertet. Vorausschauend und noch vor dem tatsächlichen Lockdown im März haben wir in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der wesentlichen Geschäfts- und Supportprozesse systematisch konkrete Krisenszenarien nach Ausfallzeiten und ihrer Kritikalität bewertet und entsprechende Abhilfemaßnahmen definiert. Damit konnten wir rasch feststellen, welche Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Unternehmensprozesse während eines Lockdowns und dem damit verbundenen verstärkten Homeoffice und der möglichen Unterbrechung von Lieferketten leistungsfähig zu halten. QM hat diesen Prozess koordiniert und konnte durch das Wissen um Prozesswechselwirkungen und komplexe Schnittstellen schnell ein konkretes Gesamtergebnis erzielen.

Im Fokus stand dabei immer das Versprechen gegenüber unseren Kunden weiterhin bestmöglich zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern und den Betrieb unter den gegebenen Umständen weitestgehend und ohne Betriebsunterbrechung aufrecht zu erhalten. Unsere laufenden Bestrebungen, Unternehmensprozesse zu optimieren und –  wo sinnvoll zu digitalisieren (Stichwort „Digital Enterprise“) – haben uns dabei enorme Vorteile gebracht. Darauf aufbauend konnten bereits viele betriebliche Prozesse „remote“ aus dem Homeoffice organisiert und betrieben werden.

„Siemens zählt im industriellen Umfeld zu den Weltmarktführern in der innovativen Entwicklung von Unternehmen in Richtung Digital Enterprise“, so Bernhard Kienlein, Head of Siemens Digital Industries Central Eastern Europe.

Eine Herausforderung, die die Business Continuity-Analyse aufgezeigt hat, bestand darin, dass der Lockdown uns als Unternehmen gezwungen hat, unmittelbar und mit wenigen Ausnahmen die gesamte Belegschaft ins Homeoffice zu bringen. Das führte die IT-Infrastruktur teilweise an ihre Grenzen und zu kurzfristigen Engpässen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die vor Ort im Betrieb verfügbar sein mussten (z. B. Warenannahme, Shop Floor, Gebäudesicherheit), arbeiteten unter besonderen Schutzmaßnahmen, um den operativen Betrieb sicherzustellen. Persönliche Kundenkontakte haben wir fast ausnahmslos auf digitale Arbeitsmedien umgestellt, von Verkaufsgesprächen als Web-Konferenzen bis zu virtuellen Inbetriebnahmen.

Wo Kundeneinsätze vor Ort absolut notwendig waren, wurden diese unter Analyse aller Bedingungen und Vorgaben in enger Abstimmung mit den Kunden weiter durchgeführt. Durch die vorausschauende Herangehensweise konnten wir wichtige Vorbereitungsarbeiten bereits vor dem Lockdown organisieren und rasch umsetzen.

„Das engagierte und enge Zusammenwirken aller Prozessbeteiligten, die systematische Herangehensweise der Business Continuity-Analyse basierend auf der ISO 22301 und die bereits laufenden unternehmensinterne Digitalisierungsinitiativen haben uns dabei geholfen, die Leistungsfähigkeit unseres Unternehmens auch während des Lockdowns aufrecht zu erhalten“, fasst Markus Stelzhammer, Head of Quality Management Siemens Central and Eastern Europe, zusammen.

Das Beispiel der öffentlichen Verwaltung "Gemeinde Al Khobar (Saudi Arabien)"

Dipl.- Ing Dr. techn. Mohamed Hassan, Regional Manager, Lead Auditor, Trainer, qualityaustria
Netzwerkpartner und Support für die arabischen Länder

Die Planung für Business Continuity auf Staatsebene ist eine Aufgabe, die eine mehrjährige Vorbereitungszeit sowie eine ausgiebige Testphase der implementierten Systeme benötigt, bevor diese großflächig eingesetzt werden können. Das Ministry of Municipal and Rural Affairs hat auf höchster Ebene jene Aufgabe, die Provinzen und Gemeinden im Königreich Saudi Arabien auf die Implementierung von digitalen Regierungs-Diensten vorzubereiten und Wartungs- und Entwicklungsdienstleistungen anzubieten.

Dies geschieht an erster Stelle durch strategische Planung sowie unter Berücksichtigung verschiedener lokaler Faktoren und Bedürfnisse der Provinzen und Gemeinden. Diese Anweisungen werden anschließend in anwendbare Programme und Strategien auf der Ebene der Amana (Provinzgouvernement) umgewandelt. Da die Ostprovinz in dieser Hinsicht die führende Provinz im Königreich ist, werden die Richtlinien vor der Umsetzung in Absprache mit dem Bürgermeister der Ostprovinz, Eng. Fahad Al-Jubeir, finalisiert.

Foto: Eng. Fahad Al-Jubeir,  Bürgermeister Saudi Arabiens Ostprovinz (rechts), Mag. Gregor Kössler, Botschafter von Österreich in Riad (mitte), Dr. Mohamed Hassan, Quality Austria (links)

Die lokale Implementierung, Bereitstellung und Ausführung sowie Feedback werden dann den Händen der Bürgermeister lokaler Gemeinden, wie dem jungen und hoch motivierten Eng. Sultan Al Zaidy, Bürgermeister der Gemeinde Al Khobar, einer der führenden Gemeinden des Königreichs, und seinem Managementteam, überlassen. Die Gemeinde legt seit jeher großen Wert auf Qualität der angebotenen Dienstleistungen und Effizienz der Arbeitsprozesse und führte Qualitätsmanagementsysteme in allen Abteilungen der Gemeinde ein. Der österreichische Botschafter war bei der Zertifikatsübergabe für ISO 9001 in 2018 anwesend.

Foto: Prinz Abdullah bin Khalid bin Sultan, Botschafter des Königreichs Saudi-Arabien (rechts), Eckehard Bauer, Quality Austria (mitte), Dr. Mohamed Hassan, Quality Austria (links)

Durch die vom Ministerium vorausschauend initiierten Pläne und Vorbereitungen, die eingesetzten Online-Softwaresysteme und die hohen Qualitätsstandards in der Gemeinde, wurde die Wirksamkeit des Business Continuity Management System erhöht. Die von ISO 22301 geleitete Arbeitsweise in der Gemeinde hat dazugeführt, dass diese führend bei der Implementierung von Online-Diensten für die Bürger gilt, dazu kommt ein Vorstoß zur papierlosen Gemeinde (um das Managementsystem in Übereinstimmung mit ISO 14001 zu  bringen) und der harten Arbeit an der Gewährleistung der Sicherheit der Bürger. Die ISO 22301 Zertifikatsübergabe erfolgte an seiner Hoheit Prinz Abdullah bin Khalid bin Sultan bin Abdulaziz Al Saud Botschafter des Königreichs Saudi-Arabien.

Strategische Notfallpläne der Gemeinde werden durch ausführende Unternehmen wie Al_Yamama ausgearbeitet, um Schäden durch Sturzfluten oder Stürme vorzubeugen. Andere öffentliche Vertragsunternehmen wie Nabatat sorgen dafür, dass Grünflächen und Parks in der Stadt auch an außergewöhnlich heißen Sommertagen erholsame Ausflugziele für die Bürger bleiben. Ein erfolgreiches Beispiel für die Service-Digitalisierung ist die BALADY Software, die den Bürgern sämtliche Gemeindedienste online zur Verfügung stellt. Mit der BALAGAT Software wird ein Service geboten, bei dem Beschwerden und Anregungen der Bürger online gemeldet sowie deren Fortschritt beobachtet werden kann. Werden Beschwerden nicht innerhalb von 24 Stunden bearbeitet, werden diese automatisch an den Major F. Al Jubeir weitergeleitet.

All diese Programme und Vorbereitungen haben sich während der aktuellen Covid-19-Krise bewährt, da sie einerseits die Notwendigkeit einer direkten Interaktion minimieren und andererseits der Gemeinde ermöglichen, die Arbeit fortzusetzen und Dienste ohne Unterbrechungen anzubieten.

Allgemeines zur ISO 22301

BCM = Business Continuity Management

BCM = AUFRECHTERHALTUNG der BETRIEBSFÄHIGKEIT bzw. deren RASCHE WIEDERERLANGUNG

Auf Basis der High Level Structur wurde die ISO 22301 (BCM-Management) erstellt, um jegliche Art von Organisationen bei der Implementierung eines BCM-Managements zu unterstützen. Durch diesen Strukturaufbau ist eine vollständige Integration der ISO 22301 in ein bestehendes System nach ISO 9001 (aber auch ISO 14001 oder ISO 45001, usw.) einfach und effektiv möglich.

Die Nutzung der bestehenden Elemente aus bereits etablierten Managementsystemstandards verkürzt die Implementierungszeit und erhöht die Erlangung des Nutzens wesentlich, um so systematisch Betriebsunterbrechungen zu vermeiden bzw. rasch wieder die Lieferfähigkeit zu gelangen. Der risikobasierte Ansatz bzw. das risikobasierte Denken (Verbesserung bzw. Sicherstellung der Zielerreichung durch Beherrschung der Unsicherheiten für Unternehmen) sowie der systematisch bearbeitete Kontext der Organisation aus der ISO 9001:2015 oder ISO 14001:2015 bilden eine starkes Fundament auf welchem die ISO 22301 zum Nutzen des Unternehmens aufgebaut werden kann.

BCM stellt systematisch sicher, dass die kritischen Unternehmensprozesse identifiziert und analysiert werden. Auf Basis der Analyse und Priorisierung werden die Prozesse so geformt, dass das Eintreten von ungeplanten Betriebsunterbrechungen im Vorfeld verhindert wird bzw.  dass Unterbrechungen so rasch als möglich überwunden werden können.

Unsere stark vernetzte und  globalisierte Wirtschaft erfordert immer zuverlässigere und unterbrechungsfreie Lieferketten. Betriebsunterbrechungen von nur einem Teil der Lieferkette (supply chain) können für eine ganze Gruppe  von Unternehmen gefährdend sein.

Der Hauptfokus der ISO 22301 liegt darauf, Organisationen im systematischen Weg so zu entwickeln, dass Betriebsunterbrechungen vermieden werden können und wenn dies nicht möglich ist rasch wieder die Lieferfähigkeit zu erlangen.

Ziel des Business Continuity Managementsystems ist es sich gegen Zwischenfälle …

  • mit Betriebsunterbrechungen zu schützen,
  • die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu vermindern,
  • sich auf diese vorzubereiten,
  • auf diese systematisch zu reagieren
  • und sich von diesen zu erholen, wann immer sie auftreten.

Hier befindet sich eine Gegenüberstellung der wichtigsten ISO-Normen, welche aufzeigt wie verwoben die ISO 22301 mit den anderen ISO Standards ist.

Autoren

Eckehard Bauer, MSc

Prokurist Business Development für Risiko-und Sicherheitsmanagement, Business Continuity, Transport

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Ing. Markus Stelzhammer

Head of Quality Management Siemens Central and Eastern Europe

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Dipl.- Ing Dr. techn. Mohamed Hassan

Regional Manager, Lead Auditor, Trainer,  qualityaustria Netzwerkpartner und Support für die arabischen Länder

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