Veränderungen

Anforderungen zum Thema Veränderungen

Ing. Mag. Wolfgang Pölz, MSc, MBA

Veränderungen wirksam managen – ein Kernthema der ISO 9001:2015 Revision. Unternehmen sind mit zunehmend dynamischen und komplexen Umgebungen konfrontiert. Um in diesen Umgebungen Kundenerwartungen erfüllen zu können, ist der Einsatz verschiedener Formen der Weiterentwicklung eines Systems oft notwendig. Dies wird Korrekturmaßnahmen und fortlaufende Verbesserungen ebenso beinhalten, wie z. B. bahnbrechende Veränderung, Innovation oder Neuorganisation.

Ein ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem muss über eine klare Systematik verfügen, sich selbst weiter zu entwickeln, als auch mit Änderungen an Produkten und Dienstleistungen umzugehen. Die wesentlichsten Anforderungen zu diesem Thema:

Tabelle 1: Thematisierung von „Änderung“ in der ISO 9001:2015

Die Normpunkte 6.3 (Planung von Änderungen) und 8.2.4 (Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen) stellen jeweils grundlegende Anforderungen dar, welche bei den anderen hier angeführten Punkten zu berücksichtigen sind.

a) Zweck und Konsequenz der Änderungen fokussiert einerseits auf die klare Sinnstiftung – warum wird diese Änderung durchgeführt und was genau soll damit erreicht werden, – und andererseits wird damit sowohl das risikobasierte Denken als auch das Thema Wechselwirkung (siehe ISO 9001:2015; 4.4) explizit angesprochen.
b) Integrität des QM-Systems verlangt von Organisationen, dass Änderungen so durchgeführt werden, ohne das funktionierende Qualitätsmanagementsystem und die Fähigkeit anforderungskonforme Produkte zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen, zu gefährdet wirdn.
c) Verfügbarkeit von Ressourcen bezieht sich sowohl auf materielle als auch personelle Ressourcen (inkl. Kompetenz!). Letzteres erfordert nicht nur die Betrachtung der erforderlichen Anzahl von Personen, sondern auch deren Kompetenz für die veränderten Anforderungen.
d) Verantwortung und Befugnisse erfordert die Prüfung der Auswirkungen auf die Aufbauorganisation.

In diesen Anforderungen finden sich zentrale Themen des Projektmanagements, die bei Veränderungen (Veränderungsmanagement) anzuwenden sind.

Beim Veränderungsmanagement ist die Verbindung zwischen „soft facts“ und „hard facts“ – bzw. „leading change und managing change“ einer der kritischen Erfolgsfaktoren. Die Vision, der Anreiz und zum Teil auch die Fähigkeit können auch als das „WIE“ im Sinne der Führung, der Art und Weise, wie damit umgegangen wird gesehen werden und haben dabei wesentlich mehr Bedeutung als das „WOMIT“ im Sinne, welche Werkzeuge und Methoden – wie bspw. Ressourcen und Maßnahmenplan – dabei eingesetzt werden.

Acht Schritte zum Veränderungserfolg:

(Vgl.: Kotter; Leading Change; S.21ff)

Die Menschen in der Organisation müssen auch emotional hierfür bereit sein. Hüther spricht in diesem Zusammenhang von der Anwendung eines „supportiven Führungssystem“, also eine Aufgabe die eine Vernetzung des vorhandenen Know-hows der Organisation, das Schaffen einer positiven Fehlerkultur, dem Sorgen für positive Erfahrungen und nicht zuletzt dem Schaffen von regelmäßigen Herausforderungen bedingt (Vgl.: Kulturwandel in Unternehmen und Organisationen: Wie gehirngerechte Führung funktioniert, Zugriff: 28.6.2015). Themen, die auch bei der ISO 9001 in ähnlicher Form unter Leadership zu finden sind.

Änderungen von Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen

Die Anforderungen sind, verglichen zur ISO 9001:2008 Abschnitt 7.2.2, kaum verändert. Zur Umsetzung sollte für die Erfassung von Änderungswünschen seitens des Kunden aber auch seitens des Unternehmens eine Systematik entwickelt werden (ob über Datenbank, Checkliste, Vorlage, etc.) , um sicher zu stellen, dass alle erforderlichen Informationen zur Bewertung der Auswirkung der Änderung erfasst, bewertet und gegebenenfalls Unklarheiten beseitigt werden. Diese Vorgangsweise stellt damit auch eine wesentliche Hilfe bei der Erfüllung der neuen Anforderungen des Normpunktes 8.5.6 (Überwachung von Änderungen) dar. Integraler Bestandteil dieses Workflows ist üblicherweise auch die Sicherstellung der Anpassung der relevanten dokumentierten Informationen sowie der Bewusstseinsbildung und Information der betroffenen Personen – beispielsweise in Form von Änderungen des Qualitätsmanagementplans. Für jene Fälle, in denen ungeplanten Änderungen auftreten, sind in der ISO 9001:2015 unter 8.7 (Steuerung nichtkonformer Prozessschritte) weiterführende Anforderungen zu finden.