Der Nutzen eines Managementsystems

Was ist ein Managementsystem?

Kundenanforderungen werden immer anspruchsvoller, Terminfristen immer kürzer und die Komplexität von Produkten wie auch von Dienstleistungen nimmt stetig zu. Globalisierung und technologische Innovationen betreffen mittlerweile auch alle Branchen und müssen in die unternehmerische Planung miteinbezogen werden. Damit ein Unternehmen bzw. eine Organisation - gerade in dieser Zeit der Schnelllebigkeit und Variantenvielfalt - überhaupt funktionieren kann, sind Aufgaben, Ziele, Abläufe, Prozesse und viele weitere unternehmerische Elemente auf einander abzustimmen und zu einem System zu verbinden. Ein Managementsystem unterstützt dabei, die Unternehmenspolitik wie auch die gesetzten Unternehmensziele umzusetzen und letztlich den Unternehmenserfolg zu fördern. Der stetige Verbesserungsprozess ist ein wesentlicher Aspekt eines implementierten Managementsystems, der mithilfe des PDCA-Zyklus – Plan, Do, Check und Act – umgesetzt werden kann. Durch den sich wiederholenden Kreislauf wird die Leistung des Unternehmens nachhaltig verbessert.

Ein Managementsystem wird mittels eines Audits bewertet. Dabei werden unter anderem die Prozesse, Abläufe und auch die Erfüllung von festgelegten Anforderungen - zum Beispiel aus der Norm - einer Prüfung unterzogen und dokumentiert. So kann der IST-Stand eines Unternehmens mit dem SOLL-Stand oder einem vergangenen Zustand in Vergleich gesetzt werden. Um das Delta zum „idealen“ Zustand auszugleichen sind entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Je nachdem in welchem Bereich man tätig ist bzw. welche Unternehmensziele erreicht werden wollen, kann ein Managementsystem unterschiedliche Aspekte abdecken.

Auszug einiger Managementsysteme:

• Qualität
  (z.B. ISO 9001)
• Umwelt
  (z.B. ISO 14001, EMAS)
• Energiemanagement
  (z.B. ISO 50001)
• Arbeitssicherheit
  (z.B. ISO 45001)
• Lebensmittelsicherheit
  (z.B.ISO 22000, FSSC 22000)
• Corporate Social Responsibility – CSR
  (z.B. ONR 192500)
• Gesundheit
  (z.B. ÖNORM EN 15224)

Doch nicht immer ist ein Managementsystem durch eine internationale (ISO), europäische (EN) oder nationale Organisation (ÖNORM) geregelt. Es gibt auch Modelle wie das EFQM Excellence Modell, die grenzübergreifend anerkannt sind.

Was ist der Nutzen eines Managementsystems?

Je nach Art und Einsatz der Managementsysteme sind die Normen als Anleitung zu verstehen. Prozesse optimieren, (neu) zu strukturieren sind beispielsweise Vorgaben der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001, die zu optimaler Kundenzufriedenheit und  kontinuierlicher Verbesserung führen sollen. Der Nutzen eines Managementsystems ist vielfältig und betrifft das gesamte Unternehmen. Neben dem wirtschaftlichen Nutzen, der für die meisten Unternehmen primär angestrebt wird, ist auch der ökologische Nutzen von Bedeutung, der heute mehr denn je von höchster Wichtigkeit ist. Das Schaffen eines Bewusstseins für Umwelteinflüsse im eigenen Arbeitsfeld kann schon zu deutlicher Verringerung der Einwirkungen auf die Umwelt führen. Ein Überdenken von Abläufen und Strukturen führt zu einer Kapazitätenoptimierung und Mitarbeiter rücken in den Mittelpunkt des Dialogs.

Ein Managementsystem ist ein Instrument zur gezielten Verwirklichung der definierten Ziele und Vision eines Unternehmens. Planung, Ausführung, Erfolgskontrolle, Korrektur von Abweichungen betrieblicher Abläufe sind unerlässlich und schärfen das Bewusstsein für die jeweilige Tätigkeit. Arbeitsschritte werden optimiert, die Performance des Unternehmens verbessert sich, wodurch Reklamationen verringert werden und die Kundenzufriedenheit wie auch Kundenbindung gestärkt werden. Die Kosten, die dabei eingespart werden, können reinvestiert werden, um den Wachstum des Unternehmens voranzutreiben, um neue Märkte zu erschließen oder in neue Projekte oder Forschung zu investieren.

Die Beschäftigung mit den eigenen Stärken und Schwächen wie Chancen und Risiken stehen im Fokus. Auch in Richtung Rechtssicherheit zahlt sich ein Managementsystem definitiv aus. Das gewonnene Feedback im Zuge des Audits bringt mehr als es kostet. Der positive Nachweis in Form eines Zertifikats stärkt nicht nur von innen, sondern ist auch ein Leistungsnachweis für Kunden, Partner und Interessenten und kann daher ideal für Werbezwecke und Ausschreibungen genutzt werden. Schließlich ist es absolut legitim, wenn man sein hohes Leistungs- und Qualitätsniveau zeigt und sich damit stolz vom Mitbewerb abhebt.

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