Audit-Rahmenbedingungen
Systemzertifizierung in Zeiten von Corona
Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat unser tägliches Leben einschneidend verändert. Vertraute Routinen mussten innerhalb von wenigen Tagen aufgegeben und durch neue Abläufe ersetzt werden, um das tägliche Leben im privaten wie auch im beruflichen Umfeld weiter führen zu können.
Für die Zertifizierung von Managementsystemen mussten die langjährig bewährten Auditroutinen adaptiert werden, um die Infektion von Menschen durch den Coronavirus zu verhindern.
Für uns in der Quality Austria ist es – speziell in so herausfordernden Zeiten – essentiell unsere Kunden voll zu unterstützen. Daher hatten wir wenige Tage nach Verlautbarung der Restriktionen zur Verhinderung einer COVID-19-Infektion bereits angepasste und akkreditierungskonforme Rahmenwerke für die Durchführung von Audits erstellt. In kurzer Zeit wurde von der Akkreditierungsbehörde das neue Auditverfahren anerkannt und wir konnten mit der operativen Umsetzung beginnen und Audits durchführen , um unsere Kunden bestmöglich zu unterstützen.
Nun, nach einigen Wochen, werden die stärksten Einschränkungen im Wirtschaftsleben schrittweise aufgehoben. Trotzdem werden uns einige noch länger begleiten. Es ist uns deswegen ein Anliegen, Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Regeln zu geben, die uns für Audits in Corona-Zeiten betreffen.
Eines ist trotz aller technischen Lösungen weiterhin am Wichtigsten geblieben: das persönliche Gespräch. Ihr wichtigster Ansprechpartner in dieser Zeit ist ihr Auditor. Suchen Sie bitte bei Unklarheiten zu allen Fragen der Auditierung von Managementsystemen das Gespräch zu Ihrem Auditor oder dem zuständigen qualityaustria Repräsentanten. Unsere Auditoren sind über alle zutreffenden Regelungen informiert und können mit Ihnen die Vorgangsweise für das nächste Audit abstimmen. Die Regeln, die unten kurz skizziert werden, geben nämlich nicht nur vor, was grundsätzlich möglich ist, sondern auch, welche Bedingungen dabei zu erfüllen sind. Und diese muss Ihr Auditor in jedem Fall individuell in Bezug auf Ihr Unternehmen prüfen.
Die besonderen Audit-Rahmenbedingungen sind zeitlich begrenzt. Wir werden Sie entsprechend informieren, sobald die Rahmenbedingungen von der Akkreditierung wieder zurückgestellt werden und die Audits wieder vor Ort durchgeführt werden können bzw. müssen.
Wir haben zusätzlich eine Checkliste für unsere Kunden vorbereitet, welche sie unterstützen soll ein Audit unter den COVID-19-Rahmenbedingungen bestmöglich vorzubereiten und durchzuführen. Sie finden die Checkliste hier:
Regeln für Audits in der COVID-19-Krise
Managementsysteme Qualität, Umwelt und Sicherheit
Für Audits in den Bereichen ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, etc., die der Akkreditierung Austria unterliegen, gelten die entsprechenden Regeln der IAF (International Accreditation Forum) bzw. der Akkreditierung Austria. Die Vorgaben erlauben es, in bestimmten Fällen Remote-Audits durchzuführen. Dabei ist immer wichtig, dass die Auditziele erreicht werden können. Bei Überwachungsaudits ist der Einsatz von Remote-Methoden am ehesten möglich. Wenn Audits aufgrund der COVID-19 Krise derzeit weder vor-Ort noch virtuell durchgeführt werden können, sind auch Verschiebungen von bis zu sechs Monaten möglich. Diese Regeln gelten auch z. B. für den Bildungsbereich (ISO 29990), Business Continuity Managementsysteme (ISO 22301), Medizinprodukte QMS (ISO 13485), etc.
Automobil-Audits
Für Audits nach IATF 16949 hat die IATF ein Dokument (IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19)) herausgegeben. Die aktuelle Version ist auf der Website der IATF verfügbar. Darin sind vor allem die maximalen Fristverlängerungen (häufig ca. 3 Monate) für die unterschiedlichen Auditsituationen festgelegt. In speziellen Fällen ist auch ein „IATF 16949-Monitoring“ erforderlich, welches den Status und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems „remote“ bewerten soll, um proaktiv Risiken im System des Kunden zu identifizieren.
Für VDA 6.x Audits gibt es eine ähnliche Festlegung bezüglich der Fristverlängerungen zu den jeweiligen Auditsituationen.
Audits im Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen sind Stage 1 und Überwachungsaudits via Remote durchführbar. Bei Zertifizierungs- und Verlängerungsaudits ist eine vor Ort Begehung notwendig. Zusätzlich kann bei Verlängerungsaudits der geplante Termin um bis zu 6 Monate verschoben werden. Dabei sind in Zeiten der Infektionsmöglichkeit Patientenkontakte zu meiden und das Audit vor Ort gut zu planen, besonders in Hinblick auf Stationsbegehungen. Im Fokus steht Risikomanagement inkl. klinischem Risikomanagement, Hygiene, Ressourcen und Krisenmanagement.
EMAS
Alle EMAS Begutachtungen betreffende Fristen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können um bis zu fünf Monate verlängert werden. Voraussetzung hierfür ist ein formloser Antrag der registrierten Organisation mit kurzer Begründung an: emas@umweltbundesamt.at. Bitte setzen Sie beim Antrag an das Umweltbundesamt Ihren EMAS Umweltgutachter und das qualityaustria Customer Service Center dabei in cc (office@qualityaustria.com). Bitte wählen Sie als Betreff: EMAS – Antrag auf Verlängerung der Frist. Damit können wir den Antrag auf Verschiebung der EMAS Begutachtung in den zahlreichen E-Mails rascher identifizieren und in der elektronischen Kundenadmin ablegen. Für Fälle, in denen kein solcher Antrag auf Fristverlängerung erfolgt, wird darauf hingewiesen, dass EMAS-registrierten Organisationen vor einem Aussetzen bzw. Löschen der Registrierung grundsätzlich die Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben ist. Bei einer Entscheidung über die Aussetzung bzw. Löschung sind u.a. die Vorhersehbarkeit der Nichteinhaltung von EMAS-Verpflichtungen und die Umstände, die dazu führen, zu berücksichtigen.
Eine Vereinbarung von Gutachtern und Organisationen, dass vorab bereits eine Dokumentenprüfung erfolgt, ist selbstverständlich möglich. Der Begriff der Dokumentenprüfung wird für die derzeit herrschende Ausnahmesituation, in welcher soziale Kontakte auf ein Minimum zu beschränken sind, von Seiten des BMK weit interpretiert; „erweiterte Dokumentenprüfung“ somit nicht nur als das Studium von Papier im Homeoffice des Umweltgutachters, sondern auch z. B. als Webkonferenz mit der Organisation. Beispiele für eine erweiterte Dokumentenprüfung unter Einsatz von Remote-Techniken wären die Prüfung des Berichts der internen Umweltbetriebsprüfung, des Management Reviews oder von Entwürfen der Umwelterklärung. Wesentlich dabei ist, dass beim Einsatz von Remote-Techniken die jeweils relevanten und verantwortlichen Personen auf Seite der EMAS-Organisation teilnehmen; die Aktivitäten sind im Audit-Protokoll entsprechend zu dokumentieren. Audit-Zeiten im Rahmen einer erweiterten Dokumentenprüfung, bei denen unter Einsatz von Remote-Techniken die direkte Kommunikation mit der Organisation erfolgt, können in die Berechnung der Vor-Ort-Zeiten eingerechnet werden.
Umwelt-CoC-Standards (FSC® CoC und PEFCTM CoC)
Erst-Zertifizierungen sollten vor Ort durchgeführt werden, es sei denn Sie sind nicht im physischen Besitz der Ware oder Sie haben seit dem letzten Audit weder zertifizierte Ware eingekauft und keine zertifizierte Ware verkauft. Dann ist auch ein Remote-Audit möglich. Andernfalls sollte das Audit um 3 Monate verschoben werden und dann die Lage neu bewertet werden.
Rezertifizierungen sollten vor Ort durchgeführt werden, es sei denn Sie sind nicht im physischen Besitz der Ware oder Sie haben seit dem letzten Audit weder zertifizierte Ware eingekauft und keine zertifizierte Ware verkauft. Dann ist auch ein Remote-Audit möglich. Andernfalls sollte das Audit um 3 Monate verschoben werden und dann die Lage neu bewertet werden. Die Gültigkeit des Zertifikates kann um drei Monate verlängert werden. Nach drei Monaten wird die Lage auf Basis neuer Erkenntnisse neu bewertet.
Überwachungsaudits: Hier können auch alternative Auditmethoden wie Deskreview durch Zusendung der Unterlagen und z. B. auch unterstützt durch Telefonkonferenz, Webmeeting, Skype. Dafür sind aber bestimmte Voraussetzungen relevant: Es dürfen keine Abweichungen seit dem letzten Audit vorliegen oder die Korrekturmaßnahmen können auch über Remote-Auditmethoden wie Deskreview, etc. geklärt werden. Das klärt der Auditor mit Ihnen ab. Wenn ein Remote-Audit nicht möglich sein sollte, kann das Audit um 3 Monate verschoben werden.
Audits in der Lebensmittelbranche
Für Audits im Bereich GFSI (IFS, BRC, FSSC) ist in jedem Fall eine Risikobewertung durchzuführen, aus welchem Grund ein Audit nicht wie geplant vor Ort durchgeführt werden kann. Diese Interviews sind kein Teil des Audits; die Audits müssen in vollem Umfang nachgeholt werden. Im Falle von FSSC 22000 und BRC können Zertifikate um 6 Monate verlängert werden; bei IFS ist das nicht möglich.
ISO 22000 Audits können als Remote-Audits begonnen und innerhalb von 6 Monaten mit einem vor Ort Audit abgeschlossen werden. Zertifikate werden rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit verlängert.
Die IAF hat auch die Übergangsfrist von der Version ISO 22000:2005 auf die Version ISO 22000:2018 aufgrund der Corona-Krise um 6 Monate verlängert. Die bisherige Frist endete mit 29.06.2021 und wurde nun mit 29.12.2021 festgesetzt.
FSSC 22000, das auf ISO 22000 fußt, ist davon nicht betroffen.
Luft- und Raumfahrt
Auch im Bereich Luft- und Raumfahrt gibt es Sonderregeln. Remote-Methoden sind zwar möglich, aber nur eingeschränkt. In vielen Fällen wird deswegen auf die möglichen Verschiebungen zurückgegriffen, falls ein reguläres Audit derzeit nicht durchgeführt werden kann. Auf der OASIS-Website finden sich die temporären COVID-19-Regelungen sowie weitere Informationen.
Video zu Remote-Audits: Erfahrungen eines Auditors
Ob ein Remote-Audit durchgeführt werden kann, und in welchem Ausmaß, hängt immer vom jeweiligen Standard und den damit verbundenen Akkreditierungsvorgaben zusammen. Wie die Durchführung eines Remote-Audits funktioniert und worauf Sie dabei besonders achten sollten, erklärt Wolfgang Pölz, qualityaustria Netzwerkpartner und Produktexperte International Railway Industry Standard (IRIS) und ISO/TS 22163 in einem kurzen Video.
Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns!
Unsere qualityaustria Auditoren sind Ihre Top-Ansprechpartner in diesem Bereich und stehen Ihnen sehr gerne Rede und Antwort! Auch unser Customer Service Center ist per Mail, Fax oder telefonisch unter +43 732 34 23 22 für Sie da.
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen – ob im virtuellen Raum oder vor Ort – und unterstützen Sie auch in Krisenzeiten bei der konzentrierten Ausrichtung auf langfristige Ziele!
Hier geht es zur Checkliste für unsere Kunden!
