Audits einfach erklärt.
Was macht einen guten Auditor aus?
Wie man in brenzligen Situationen einen klaren und kühlen Kopf bewahrt, das weiß ein guter Auditor. Das Wort „Audit“ stammt aus dem Lateinischen („audire“) und bedeutet „hören“. Mit einem Audit wird ein Vorgang bezeichnet, bei dem sich der Auditor als Zuhörer genau dem widmet, was ihm andere Personen erzählen und woraus er wiederum seine Schlüsse zieht indem er das Gesagte und Gezeigte mit den jeweiligen Anforderungen - beispielsweise jenen Anforderungen einer Managementnorm - vergleicht.
Was ist ein Auditor?
Ein Auditor ist jene Person, die ein Audit durchführt. Das bedeutet, er begutachtet beispielsweise das Managementsystem eines Unternehmens, indem er durch Befragen, Beobachten und Zuhören die Entwicklung einer Organisation prüft und vor allem feststellt, ob gewisse Vorgaben und Anforderungen eingehalten wurden. Prinzipiell wird zwischen einem "internen Auditor" (welcher meist von der zu zertifizierenden Organisation selbst kommt und dabei hilft, sich auf ein externes Audit vorzubereiten) und einem "externen Auditor" (welcher von einer externen Zertifizierungsorganisation entsandt wird, um eine objektive und unabhängige Prüfung sicherstellen zu können) unterschieden. Ein externer Auditor ist in seiner Rolle mit einer komplexen Herausforderung konfrontiert: Er ist sowohl Dienstleister als auch Prüfer und untersucht, je nach Auditziel, das gesamte Managementsystem oder stichpunktartig einzelne Prozesse. Ein Auditor begleitet Organisationen auf ihrem Weg zum Systemzertifikat und hilft dabei, den Mehrwert bzw. Nutzen dieses Systems zu veranschaulichen.
Was sind die Aufgaben eines Auditors?
Die Aufgabenstellungen in einem Managementsystemaudit sind vielfältig und komplex. Es besteht der Anspruch, Abhängigkeiten, Wechselwirkungen und sich ständig beeinflussende Eingaben und Ergebnisse von Tätigkeiten und Prozessen zu analysieren, zu hinterfragen, deren „Qualität“ zu erkennen und auch positiv zu beeinflussen (wertschöpfende Intervention). Damit geht es im Audit nicht nur darum, Zustände statisch zu prüfen, sondern Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge in den auditierten Bereichen und Themen durch Fragen und Beobachten und durch weitere Auditmethoden freizulegen und zu verstehen. Die Tätigkeit von Auditoren basiert auf wissensbasiertem, professionellem Handeln. Diese Professionalität umfasst neben der persönlichen Haltung alle relevanten Kompetenzfelder der Auditoren betreffend Sozialkompetenz, Fachexpertise und Methodenkompetenz. Eine der wesentlichsten Herausforderungen für die Auditoren stellt die richtige Beurteilung der Eignung und Angemessenheit der Umsetzung von Auditkriterien dar. Hier gilt es in Abhängigkeit von der Art, Größe und Komplexität einer Organisation die jeweils dargelegten Vorgangsweisen zu beurteilen. Gleiche Vorgangsweisen können in unterschiedlichen Zusammenhängen verschieden beurteilt werden, deshalb ist in der Situation der Auditdurchführung „autonomes“ Handeln gefragt. Fakten, Sichtweisen und Schlussfolgerungen gilt es nachvollziehbar darzulegen. Audits sollten sich nicht darauf beschränken Abweichungen oder Schwachstellen zu finden, sondern auch Spitzenleistungen zu erkennen und sie womöglich auch in andere Bereiche einer Organisation zu transferieren. Das Ansprechen von Verbesserungsvorschlägen sollte sorgsam durchgeführt werden. Für noch zu erledigende Aufgaben gibt es immer ein Zeitfenster, bis diese erneut geprüft werden. Der Charakter dieser Gespräche sollte von einer positiven Grundhaltung, Neugierde und Motivation geprägt sein. Das Audit stellt in der Durchführung eine komplexe soziale Kooperation zwischen allen Beteiligten dar, daher ist es für die Auditoren als Dienstleister wichtig, im Umgang mit den Kunden den angesprochenen Unwägbarkeiten durch vertrauensbildende Maßnahmen zu begegnen.
Der Auditor vertritt folgende Prinzipien:
- Integrität
Unter Integrität werden Ehrlichkeit, Sorgfalt, Verantwortlichkeit und Unparteilichkeit verstanden. Dabei sind vom Auditor im Zuge des Audits alle rechtlichen Anforderungen zu beachten. - Sachliche Darstellung
Unter der sachlichen Darstellung wird die Pflicht, wahrheitsgemäß und genau zu berichten, verstanden. Die Kommunikation sollte wahrheitsgetreu, genau, objektiv, zeitgerecht, klar und vollständig sein. - Angemessene berufliche Sorgfalt
Auditoren lassen, gemäß der Bedeutung ihrer Aufgaben, eine angemessene Sorgfalt walten, um das Vertrauen, das in sie gesetzt wird, zu erfüllen. - Vertraulichkeit
Unter Vertraulichkeit wird der sichere Umgang mit Auditinformationen verstanden. Auditinformationen sollten nicht unangemessen zur persönlichen Bereicherung des Auditors oder der Organisation, die das Audit anfordert, erhoben und verwendet werden. - Unabhängigkeit
Auditoren müssen unabhängig von der Tätigkeit sein, die auditiert wird. Zudem müssen Auditoren frei von Voreingenommenheit und Interessenskonflikten sein. - Vorgehensweise, die auf Nachweisen beruht
Auditnachweise müssen nachvollziehbar und verifizierbar sein. Sie beruhen in der Regel auf Stichproben der verfügbaren Informationen.
Audits mit Mehrwert
Ein Audit sollte sich nicht nur auf das Prüfen von Formalaspekten beschränken. Ausschließliches Prüfen von Spezifikationen befasst sich inhaltlich mit einfach zu auditierenden Auditkriterien, schafft jedoch nur eingeschränkt Mehrwert für die Organisation. Kompetent Auditieren bedeutet auch Verifizieren und Validieren, also das Hinterfragen der Inhalte der Spezifikationen und deren Wirksamkeit im täglichen Tun. Auch die wechselseitigen Wirkungen der spezifizierten Vorgehensweisen sind zu hinterfragen und deren Qualität zu erkennen.
Die Quality Austria verfügt über fundierte Expertise und Kompetenz für Managementsysteme, mit dem Anspruch, die Unternehmensqualität der Kunden zu sichern und zu steigern. Die Auditoren der Quality Austria als Träger dieser Kompetenz verfügen als Praktiker, die neben ihrer Tagesarbeit als Experten, Manager oder Berater tätig sind, über ein breitgefächertes Branchenwissen. Sie haben eine tiefe Kenntnis der jeweils relevanten Standards und unterziehen sich laufend umfangreicher fachlicher und methodischer Weiterbildung. Das ausgeprägte Verständnis der qualityaustria Auditoren für die Zusammenhänge von Ursache und Wirkung sowie über mögliche Folgen – beabsichtigt und unbeabsichtigt – ist wesentlich. Die Quality Austria sieht darüber hinaus die wertorientierte Haltung der Auditoren als zentrales Element und stärkt diese Haltung mit kollegialer Einbettung in die qualityaustria Fachcommunity und mit einem organisatorischen Umfeld, das die Organisations- und Managementkompetenz unterstützt. Bewusst setzt Quality Austria bei Auditoren auf Netzwerkpartner, die sich auch im täglichen Arbeitsleben bewähren.
Wie werde ich Auditor?
Führungskräfte und Nachwuchsführungskräfte, die Managementsysteme unabhängig von Art, Struktur und Größe der Organisation beurteilen, bewerten und verbessern wollen können jederzeit eine Ausbildung absolvieren. Der Lehrgang bei Quality Austria vermittelt die wichtigsten Vorgaben und Regelwerke, die Methoden zur Vorbereitung, Durchführung und Erstellung eines Auditberichtes sowie Kommunikationstechniken, um Gespräche zu leiten und Auditfeststellungen sachlich darzustellen. Der Zugang zum Lehrgang Auditor ist für alle Inhaber von Personenzertifikaten möglich, denen Kenntnisse von Managementsystemen vermittelt wurden, unabhängig von der Fachrichtung. Das Zertifikat wird in den einzelnen Fachdisziplinen entsprechend der Grundausbildung ausgestellt.
Tipps im Überblick
Lehrgang Auditor
Start: 11. – 14. November 2019 in Wien oder 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
Zur Anmeldung
Lehrgangsreihe Lead Auditor
Start: 11. – 14. November 2019 in Wien oder 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
Zur Anmeldung
Lehrgangsreihe Interner Auditor – Kompakt
Start: 25. – 28. November 2019 in Linz oder 23. – 26. März 2020 in Wien oder 22. – 25. Juni in Innsbruck
Zur Anmeldung
Seminar Auditieren in der Praxis
Start: 21. – 22. Oktober 2020 in Linz
Zur Anmeldung