01. Okt 2019

Audits einfach erklärt.

Welchen Nutzen haben Audits?

Das aktuelle Umfeld in Europa ist geprägt durch viele, eng verzahnte Herausforderungen. Mehrere Entwicklungen, die unsere Arbeitswelt, das Management und die Unternehmensführung betreffen, nehmen auch starken Einfluss auf die Gestaltung, Auditierung und Zertifizierung von Managementsystemen im betrieblichen Alltag. Doch welchen Nutzen haben Audits für die umsetzenden Organisationen?

Schon seit vielen Jahren forciert die Quality Austria als Auditgesellschaft und als Wissensplattform die pragmatische Integration von Managementsystemen und das Audit mit Mehrwert. In unserer Artikelreihe „Audits einfach erklärt“ beleuchten wir Ansätze des Phänomens Audit sowie den qualityaustria Zugang zur Gestaltung und Durchführung von Audits unterschiedlicher Ausprägung.

Was ist ein Audit?

Gleich zu Beginn sei gesagt - ein Audit ist keine Prüfungssituation. Zwar löst der Gedanke an einen Auditor, der womöglich Fehler im Zuge eines Audits entdecken könnte, gelegentlich Stress für viele Mitarbeiter aus, aber der Gedanke des Verbesserns und Weiterentwickelns, also einen Mehrwert für eine Organisation zu erzielen, sollte im Vordergrund stehen. Nach ISO 9000 formuliert ist ein Audit ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von objektiven Nachweisen, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt wurden. Im Zuge dieser systematischen Begutachtung wird untersucht, ob Prozesse, Produkte, Systeme oder einzelne Bereiche Anforderungen, Leitlinien oder Vorgaben genügen, die entweder selbst erstellt und entwickelt oder national bzw. international vorgegeben sind. Im Wirtschaftsleben werden Audits zu vielen Themen und in vielen verschiedenen Bereichen von Organisationen durchgeführt, wie beispielsweise Managementsystemaudits, Produktaudits, Audits im Finanz- und Rechnungswesen, Audits des Managements oder vielfältige themenspezifische Audits. In diesem News-Beitrag konzentrieren wir uns auf die Besonderheiten von Managementsystemaudits.

Welcher Anspruch bzw. welche Ziele werden verfolgt?

Angemessene berufliche Sorgfalt, sachliche Darstellung, Integrität und Vertraulichkeit sind wesentliche Merkmale für ein Managementsystemaudit. Die Aufgabenstellungen dabei sind vielfältig und komplex. Je nach Zielsetzung, hinsichtlich inhaltlicher und methodischer Festlegungen eines Audits können verschiedene Auditkategorien unterschieden werden. Insbesondere Abhängigkeiten, Wechselwirkungen und sich ständig beeinflussende Eingaben und Ergebnisse von Tätigkeiten und Prozessen sind zu analysieren, zu hinterfragen, deren „Qualität“ zu erkennen und auch positiv zu beeinflussen (wertschöpfende Intervention). Kompetent zu Auditieren umfasst auch das Verifizieren und Validieren, also das Hinterfragen der Inhalte der Spezifikationen und deren Wirksamkeit im täglichen Tun. Damit können vielfältige interne und externe Zielsetzungen verbunden werden.

Mehr dazu erfahren Sie in Teil 2 unserer Artikelreihe.

Welche Nutzenaspekte gibt es?

Audits haben per Definition die Aufgabe, Abweichungen, Problemfelder, Defizite und – in moderner, dynamischer Variante – zusätzlich Entwicklungstrends, Stärken und Verbesserungspotenziale aufzuspüren und sichtbar zu machen. Im Audit werden damit Risiken und Chancen für jede Organisation aufgezeigt. Organisationen haben meist vielfältige, konkrete Nutzenerwartungen an Audits. Diese liegen beispielsweise bei der Optimierung der Wertschöpfungsprozesse, bei der Überarbeitung und Verbesserung der internen Unternehmensabläufe, oder bei der Kostenreduktion und der Steigerung der Produktivität. Alle diese Aspekte tragen zum nachhaltigen Gesamterfolg einer Organisation bei. Dies stellt die Basis für Weiterentwicklung dar, die erst durch konsequente Umsetzung in der auditierten Organisation zum konkreten, wirtschaftlichen Nutzen führt. Im Unterschied beispielsweise zu Beratungsdienstleistungen werden im Audit nicht die konkreten Lösungen entwickelt – sehr wohl aber die Grundlagen dafür gelegt. Audits stellen damit Interventionen mit vielfältigen, indirekten Effekten dar.

Wo genau sehen qualityaustria Kunden den Nutzen unserer Audits?

Strategiearbeit, Ausrichtung und Schlüsselergebnisse

  • Gewonnene Freizeit für mich als Unternehmer
  • Optimale Nachfolgeregelung
  • Nachvollziehbare Steigerung des Unternehmenswertes
  • Wichtiger Beitrag zur Standortsicherung
  • IMS und Audits als Strategiewerkzeug
  • Maßgebliche Unterstützung bei unseren Globalisierungsvorhaben
  • Echte Steigerung unserer Exportchancen
  • Verbesserte Investitionsplanung
  • Verbessertes Frühwarn- und Informationssystem
  • Aussagefähiges System von Daten und Informationen (Kennzahlen)
  • Umfassende Steigerung der Transparenz
  • Wesentliche Optimierung von Beurteilungsvorgängen
  • Wesentliche Hilfe zur Bewältigung unseres enormen Umsatzwachstums
  • Verbessertes Chancen- und Risikomanagement

Prozess- und Organisationsgestaltung

  • Verstärkte Prozessorientierung
  • Kontinuierlichen Verbesserungsprozess
  • Enorme Hilfe im Rahmen unserer Umstrukturierung
  • Wesentlich bessere interne Kommunikation
  • Verbesserte Entwicklungssteuerung

Produktivität, Kosten

  • Starke Reduktion der Durchlaufzeiten
  • Beträchtliche Minimierung der Gemeinkosten
  • Erhebliche Senkung der Schattenkosten
  • Nachvollziehbare Verbesserung des Unternehmensergebnisses

Mitarbeiterorientierung, Energetisierung, Motivation

  • Überraschend großer Kultur- und Wertewandel
  • In vielen Bereichen nicht vermutete Begeisterung
  • Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
  • Wesentliche Steigerung des Verantwortungsbewusstseins
  • Verbesserte Teamorientierung
  • Erhöhte Arbeitssicherheit
  • Spürbare Reduktion von Ärgernissen

Kundenorientierung

  • Verstärkte Kundenorientierung
  • Massive Reduktion der Reklamationen
  • Nachvollziehbare Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Massive Imageverbesserung

Rechtssicherheit

  • Wesentliche Steigerung der Rechtssicherheit
  • Erhöhte Behördenakzeptanz
  • Verbesserter Schutz der Daten

Ressourcen und Wissenssicherung, Partnerschaften

  • Wesentlicher Beitrag zur Sicherung unseres Know-hows
  • Neuordnung unserer Partnerschaften

Tipps im Überblick

  • Lehrgang Auditor
    Start: 11. – 14. November 2019 in Wien oder 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
    Zur Anmeldung
  • Lehrgangsreihe Lead Auditor
    Start: 11. – 14. November 2019 in Wien oder 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
    Zur Anmeldung
  • Lehrgangsreihe Interner Auditor – Kompakt
    Start: 25. – 28. November 2019 in Linz oder 23. – 26. März 2020 in Wien oder 22. – 25. Juni in Innsbruck
    Zur Anmeldung
  • Seminar Auditieren in der Praxis
    Start: 22. – 23. Oktober 2019 in Linz oder 21. – 22. Oktober 2020 in Linz
    Zur Anmeldung

­Autorinnen

Team

Frau Mag. Melanie Scheiber

Head of Marketing, Public Relations

Team

Frau Mag. Katharina Thalhammer, MA

Marketing und PR

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Buchtipp: Managementsysteme auditieren

So geht es richtig!

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+43 732 34 23 22