Audits einfach erklärt.
Wie bereite ich mich auf ein Audit vor?
Für viele kommen Audits einfach immer zu früh – ähnlich wie Weihnachten. Sie sind mit hohem Stresspotenzial und Druck verbunden und die Angst, man könnte nicht gut genug vorbereitet sein, macht sich breit. Aus diesem Grund ist die Vorbereitung auf ein Audit das A und O. Da ein Audit Verbesserungspotenziale in Abläufen und Prozessen aufzeigt, die im Alltagsgeschäft oftmals übersehen oder ignoriert werden, ist es wichtig sich auch auf unangenehme Fragen einzustellen – denn Sie brauchen die Antworten.
Planung ist das halbe Leben. Aus diesem Grund ist ein wohlüberlegtes Auditprogramm von großer Bedeutung. Als Auditprogramm bezeichnet man die Planung von Audits über einen gewissen Zeitraum, meist über ein bis drei Jahre. In der Organisation wird das Auditprogramm entwickelt, das den formalen Anforderungen entsprechen und zur jeweiligen Organisationskultur passen soll. Dabei wird festgelegt, was wann in welcher Form auditiert wird. Wichtig ist, dass der Zeitraum (auch Zyklus genannt) gut überlegt wird, da das Niveau des Systems tief fallen kann, wenn es über einen längeren Zeitraum nicht gehalten wird. Es ist also stets wichtig, die Prozesse auf dem erreichten Niveau zu halten. Bei einem zu kurzen Zyklus kann es passieren, dass die Audits als lästig und nicht mehr produktiv empfunden werden. Dieser Effekt wird auch Sägezahneffekt genannt. In der Regel wird das Niveau mit jedem Audit gehoben und in Folge sinkt es wieder langsam.
Werden bei der Planung aktuelle Ziele, Veränderungen und Ergebnisse der Organisation berücksichtigt, maximiert das den potenziellen Nutzen. Das heißt: Ein professioneller Auditplan muss erstellt werden, der den genauen Ablauf skizziert und es ermöglicht, strukturiert vorzugehen. Diesen Plan benötigen alle Beteiligten, um sich bestmöglich vorbereiten zu können. Ein Auditplan sollte auch nicht einfach recycelt, sondern immer auf die aktuelle Situation angepasst werden.
Wenn Sie ein Audit planen, sollten Sie sich vorher folgende Informationen zum Managementsystem einholen:
- Welche Ziele verfolgt die Organisation?
- Welche Veränderungen hat es in letzter Zeit gegeben und wo könnten dadurch Probleme auftreten?
- Welche Prozesse sind für das Funktionieren des Managementsystems wesentlich (kritisch)?
- Welche Änderungen und neuen Projekte sind, wo geplant und beeinflussen die Arbeit?
- Welche Einflussfaktoren gibt es, welche interessierten Parteien sind für das Managementsystem relevant?
Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Methoden, Prozesse und Werkzeuge kennen sowie eventuelle Schwachstellen Ihres Systems. Bereiten Sie alle benötigten Daten so auf, dass ein rascher Zugriff und Einstieg in das Thema ermöglicht werden kann. Checklisten können dabei helfen, nichts zu übersehen.
Nutzen und Wirksamkeit im Fokus
In der Auditplanung werden folgende Punkte zu einem gut umsetzbaren Gesamtprogramm verbunden: die Ansprüche an das Audit aus den zu auditierenden Standards, den Ausprägungen der Organisationskultur und den konkreten Auditzielsetzungen. In die Gestaltung des Auditprogramms fließt auch die Berücksichtigung komplexer Strukturen (mehrere Standorte, Teilorganisationen, Sparten, Verantwortungs- und Entscheidungsbereiche, Personenkreise etc.) mit ein. Aus dem gesamthaft gestalteten Auditprogramm muss klar erkennbar sein, dass Anforderungen aus den Standards, Kundenerwartungen, Auditorenteams, verfügbare Kompetenzen, gewählte Methoden und die verfügbaren Zeitbudgets stimmig sind und zueinander passen.
Reflektieren Sie in der jährlichen Auditplanung das als Rahmen vorliegende Auditprogramm gemeinsam und nehmen Sie notwendige Anpassungen (beispielsweise aufgrund von Änderungen im Kontext, in der Strategie, im Leistungsversprechen oder in den Prozessen) vor. Schaffen Sie intern ein Bewusstsein, warum Audits wichtig und gut für die Organisation sind und etablieren Sie eine positive Haltung. Der Nutzen und die Wirksamkeit der durchgeführten Audits sollten im Mittelpunkt der ständigen Weiterentwicklung stehen.
Bleiben Sie ruhig und ehrlich
Neben einer gründlichen Vorbereitung ist auch das persönliche Verhalten bei einem Audit von großer Bedeutung. Wenn Auditoren herausfordernde Fragen stellen oder einen Missstand aufdecken, erwarten sie eine ehrliche, respektvolle und kooperative Kommunikation. Bleiben Sie deshalb ruhig, gelassen und vertuschen Sie keine Fehler oder Probleme.
Vermeiden Sie von Beginn an, die Verteidigung von „Territorien“ und nutzen Sie das Audit als Chance, die Qualität der Organisation zu verbessern. Sei es durch die Optimierung von Abläufen oder durch das Schließen von Dokumentationslücken – alles dient dazu, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, die Teamorientierung zu verbessern, die Organisationsleitung zu erhöhen und Ärgernisse zu reduzieren.
Was passiert nach der Auditierung?
Der Auditbericht stellt nachvollziehbar die Auditsituation dar und hält fest, wie die einzelnen Bereiche bewertet wurden. Sowohl positive als auch negative Aspekte werden festgehalten, wie beispielsweise:
- Was war der Gegenstand des Audits sowohl in der Beauftragung wie auch in der Durchführung?
- Auditziele und -kriterien; Aussagen über den Erfüllungsgrad der Kriterien
- Auftraggeber, Auditteam und Ansprechpartner
- Wann und wo hat das Audit stattgefunden?
- Auditfeststellung und zugehörige Nachweise und daraus abgeleitet die Auditschlussfolgerungen
- Eventuelle offene Punkte bzw. nachfolgende, vereinbarte Maßnahmen
Der Auditor bewertet, ob Vorgaben eingehalten werden oder nicht und leitet die möglichen Risiken oder Verbesserungspotenziale ab. Es obliegt dann der auditierten Organisation, entsprechende Korrekturen und Korrekturmaßnahmen festzulegen, sollte das notwendig sein. Spätestens im Abschlussgespräch werden diese Maßnahmen dann gemeinsam besprochen und eventuelle Missverständnisse können geklärt werden.
Gelingt die erfolgreiche Zertifizierung, so hat sich die intensive Vorbereitung gelohnt und der Erfolg kann nach Außen kommuniziert werden. Zeigen Sie Ihren Kunden und Partnern: Uns kann man vertrauen!
Tipps im Überblick
Lehrgang Auditor
Start: 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
Zur Anmeldung
Lehrgangsreihe Lead Auditor
Start: 09. – 12. März 2020 in Wien oder 27. – 30. April 2020 in Linz
Prüfungsvorbereitungslehrgang
Zur Anmeldung
Lehrgangsreihe Interner Auditor – Kompakt
Start: 23. – 26. März 2020 in Wien oder 22. – 25. Juni in Innsbruck
Zur Anmeldung
Seminar Auditieren in der Praxis
Start: 21. – 22. Oktober 2020 in Linz
Zur Anmeldung