Neues Auditieren – ein kontinuierlicher Verbesserungs­prozess

Audits sind ein wesentlicher Bestandteil von Managementsystemen. Audits stellen neben der Feststellung der Anforderungskonformität von Produkten, Systemen und Prozessen auch ein wesentliches Werkzeug zur Identifikation von Weiterentwicklungspotenzialen und auch Stärken dar. Damit sind Audits auch ein zentrales Werkzeug des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP), den Unternehmen immer und immer wieder durchlaufen. Audits sollten also nicht nur durchgeführt werden, um regelkonform zu arbeiten – der Nutzen von Audits liegt in viel weiterreichenden Effekten, wie dem Aufdecken von innerbetrieblichen Spitzenleistungen, dem Transferieren dieser auf andere Unternehmensprozesse und der Annäherung an die betriebliche Sinnhaftigkeit. Bei internen wie auch externen Audits, bei klassischen vor Ort-Audits als auch bei digitalisierten Audits.

Nachdem es vielerorts die aktuellen Umstände und Maßnahmen zur Eindämmung der COVID-19 Pandemie aber generell nicht zulassen, die Geschäftsprozesse wie gehabt durchzuführen, musste auch das Verfahren von Audits angepasst werden und verstärkt auf Remote-Audits umgestellt werden.

Wo stehen wir aktuell in puncto Remote-Audits, wohin geht die Reise und dürfen wir schon von Künstlicher Intelligenz im Audit sprechen?

Audits mit Mehrwert

Unsere Gesellschaft durchlebt gerade einen dynamischen und komplexen Wandel: neue Bedürfnisse einer Generation Y (wie u. a. die Suche nach Sinnhaftigkeit – dem sogenannten Purpose, Integrität und personalisierten Angeboten), ein internationaler Wirtschaftswettbewerb, die ständige Informationsverfügbarkeit und ein verändertes Sicherheitsbedürfnis beeinflussen auch die Welt der Audits. Das erfordert eine grundsätzliche Bereitschaft zu Veränderung und Agilität, aber auch das frühzeitige Erkennen und Darlegen von Abweichungen wie auch Stärken und Chancen. Die Integration all dieser Anforderungen ist wesentlich, um mittels Audits zur erfolgreichen, zukünftigen Ausrichtung von Organisationen beitragen zu können. Aber ein Audit sollte nicht bei der Prüfung von Formalkriterien aufhören, sondern verifizieren, validieren und hinterfragen. Es sollte immer einen klaren Mehrwert für Unternehmen darstellen und den Unternehmenszielen sowie der Unternehmensausrichtung angepasst werden.

qualityaustria Audits sind mehrwertorientiert und nutzenstiftend für unsere Kund*innen angelegt. Dabei hat die Kompetenz unserer eingesetzten Auditor*innen höchste Priorität. Die Leistung sowie Wirkung des auditierten Managementsystems ist von zentraler Bedeutung.

Digitalisierung – Chance oder Risiko?

Die Digitalisierung ist in Audits bereits vor COVID-19 schon teilweise angekommen. Einerseits im Audit selbst, wo anstelle von Stift und Block mittels Tablet, Notebook und App oder mithilfe von Fotos und Beleg-Videos aus der Produktionsstätte dokumentiert wird. Andererseits insofern, dass mittels diverser Tools mehr und mehr „aus der Ferne“ auditiert wurde. So hat zum Beispiel die ISO 19011 bereits 2011 die Möglichkeit von Remote-Audits eingeräumt.

Durch die vielerorts nach wie vor geltenden Kontaktbeschränkungen haben Remote-Audits, bei denen Auditor*in und Unternehmen per Video-, Audio- und Datenaustausch in Kontakt sind, aber einen enormen Wachstumsschub in der breiten Masse erfahren – dennoch gilt es, die nächsten Jahre zu betrachten, um Einfluss und Potenzial auch in Phasen zu untersuchen, die nicht von einer Pandemie geprägt sind und in denen es allen Beteiligten sozusagen frei steht, unterschiedliche Remote-Typen zu wählen.

Diverse Branchen, wie beispielsweise IRIS im Bahnbereich, haben eigene Regelwerke entwickelt, unter welchen Umständen wann und wie bzw. mit welchen Vorbereitungen und Risikoabschätzungen Remote-Audits durchgeführt werden können.

Der Begriff Audit kommt vom lateinischen „audit“ – also, er, sie oder es hört. Sprich vereinfacht gesagt Auditor*innen hören, was Unternehmen zu sagen haben. Das sich genau dieser nicht unwesentliche Aspekt bei Remote-Audits aber häufig als technischer Stolperstein erweist, ist oft auf z. B. Verbindungausfälle und der allgemeinen Abhängigkeit der Netzinfrastruktur zurückzuführen. Außerdem nach wie vor herausfordernd: Erstaudit-Situationen, in denen sich das Vertrauen zwischen Auditor*in und Unternehmen noch aufbauen muss, denn letztendlich wird das Sichtfeld, welches der/die Auditor*in zu sehen bekommt, vom Unternehmen bestimmt. Die Qualität des Audits steht und fällt auch, aber nicht nur, digital mit der Bereitschaft aller beteiligten Personen, sich auf die jeweilige Situation einzulassen.

Mehr Infos zu Fragen wie: Welche Audits können remote auditiert werden, welche Vorteile, aber auch Risiken ergeben sich durch den Einsatz von Remote-Audits, lesen Sie in unserem Artikel zu Ihren häufig gestellten Fragen und unseren Antworten.

Künstliche Intelligenz im Audit

Wenn wir uns dem Thema Künstlicher Intelligenz (KI) im Audit widmen, denken wir hier eher an maschinelles Lernen anstelle von Roboter oder Avatare, die all unsere Aufgabenbereiche meisterhaft bewältigen. So viel muss klar sein. Die Analyse und Auswertung von sehr großen Datenmengen mittels Bots ist z. B. bereits bei vielen Wirtschaftsprüfungen erfolgreich im Einsatz.

Wo es also Daten wie Sand am Meer gibt, eignet sich der Einsatz von KI zur Datengenerierung und -strukturierung, in dem Sinne, dass Muster gefunden und geclustert werden können. Und das mit einer deutlich geringeren Fehlerwahrscheinlichkeit, als wenn dies von Menschenhand passieren würde. Im Bereich der Systemaudits sind wir hier noch nicht angekommen, aber bleibt das so?

Weiterführende Informationen

Audits mit Mehrwert

Remote-Audits: Erfahrungen eines Auditors

Grundlagen, Potenziale und Risiken von Remote-Audits

Systemzertifizierung in Zeiten von Corona

Purpose – unternehmerische Sinnstiftung

Agilität in der VUKA-Welt

Schnell, flexibel und fokussiert soll es sein