02. Feb 2022

So bitte nicht!

Diesen 5 Stolper­stellen sollten Sie bei der Einführung eines Management­systems aus dem Weg gehen

Es gibt viele Gründe, die für das systematische Managen von Prozessen – und somit für die Einführung eines Managementsystems – sprechen: sei es die Optimierung von Abläufen in Organisationen, der geringere Dokumentationsaufwand, allgemeine Verbesserungen der Effizienz oder das zunehmende Verschmelzen und Ineinandergreifen diverser Themengebiete und Abläufe.

Aber Achtung: Eine durchdachte Einführung eines Managementsystems ist das A und O. Damit steht und fällt häufig der Erfolg der ganzen Unternehmung. Wir haben die gängigsten Knackpunkte, die es zu vermeiden gilt, für Sie zusammengefasst, um von vornherein den größten Nutzen aus Ihrem Managementsystem zu ziehen.

1) Irgendjemand bleibt auf der Strecke oder: es ziehen nicht alle an einem Strang

Ein Managementsystem im Unternehmen einführen. Aber wieso eigentlich? Die Motivation dafür sollte in erster Linie von „innen heraus“ kommen. Weder eine reine „Bottom up“ (Wunsch der Mitarbeitenden) noch eine alleinige „Top Down“ Einführung von der obersten Etage sind zielführend, arbeiten letztendlich doch viele unterschiedlichen Personen quer durch das Unternehmen mit dem System. Demnach gilt wie so oft: it’s all about the mix!

Es sollten somit von vorneherein und ehestmöglich alle beteiligten Personen in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Oft bestehen zu Beginn einer solchen Einführung noch viele Fragezeichen unter den Teams. Hier kann es helfen, den Nutzen bzw. die Erwartungshaltungen nochmal klar zu kommunizieren. Denn, wenn wir den Sinn und Vorteil einer Sache kennen, fällt es auch deutlich leichter, diese Neuerungen anzunehmen. Genauso wichtig: führen Sie sich und Ihren Mitarbeiter*innen bereits im Voraus nochmal die Unternehmensvision, -politik und -mission vor Augen. Ein Managementsystem entspricht nie einer „One size fits all“-Lösung, sondern sollte immer auch an der strategischen Ausrichtung des Betriebs ausgerichtet sein.

2) „Lass‘ mal machen.“

Planlos mit der Einführung und Umsetzung zu starten, ohne zu wissen, wann, was, wie erledigt werden sollte, ist ebenfalls ein Stolperstein, den es besser zu meiden gilt. Daher lässt sich durchaus eine Unterteilung in unterschiedliche Projektstufen – von der Erstinformation und Entscheidungsfindung über die Erstellung eines Konzepts hin zu Zertifizierungsaudits – empfehlen.

Wie so oft im Leben muss auch die Einführung eines Managementsystems smart – im Sinne der konkreten Zielsetzung und -überprüfung – ablaufen. Smart heißt also:

spezifisch,

messbar,

attraktiv,

realistisch und

terminiert.

Somit haben alle beteiligten Personen (und das sind, wie wir aus Punkt 1, wissen, viele unterschiedliche Personen eines Unternehmens) eine klare Idee von Ziel, Zeitraum und dazwischenliegenden Meilensteinen. Die notwendigen Zwischenschritte dienen der stetigen Kontrolle und Weiterentwicklung.

3) Tragweite unterschätzt: am Boden der Tatsachen bleiben

Oft zieht ein Managementsystem viele organisatorische Veränderungen mit sich, daher passiert die Einführung nicht von heute auf morgen, es werden durchaus mehrere Monate Zeit benötigt – das klingt zwar im ersten Moment viel, ist aber durchaus realistisch und besser als mit falschen Erwartungen ins Projekt zu gehen.

Gleichermaßen sind auch fehlende Ressourcen (sei es personell, finanziell oder zeitlich) bei der Einführung ein K.O. Kriterium – wird z. B. ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 implementiert, sollte die*der dafür zuständige Qualitätsmanagementverantwortliche einerseits über Wissen zur Norm, aber auch über praktische und soziale Kenntnisse verfügen, denn die Person gilt dann auch als Hauptansprechperson für das neue „Herzstück“ der Organisation.

4) One-by-one statt all-in-one

Mittlerweile bestehen am Markt viele unterschiedliche Managementsysteme – darunter die „gängigsten“ Managementsysteme wie etwa ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) oder ISO 45001 (Arbeitssicherheit). Der Trend geht jedoch zunehmend in Richtung branchen- und produktspezifische Standards: darunter z. B. ISO 27001 für Informationssicherheit, ISO 22301 für Business Continuity Management oder IATF 16949 im Automotive-Bereich.

Werden mehrere Managementsysteme isoliert und „für sich“ betrachtet oder bereits implementierte Managementsysteme gar nicht erst berücksichtigt, kann das zu unnötigem Mehraufwand führen – laufen mehrere Systeme hingegen „unter einer Hand“ spricht man auch von einem Integrierten Managementsystem (IMS).

Die meisten Normen basieren bereits auf der sogenannten High Level Structure (HLS) – somit folgen sie alle der gleichen Struktur. Unternehmen können demnach agil und mit deutlich weniger Aufwand ein Integriertes Managementsystem implementieren, jederzeit erweitern und an aktuelle Gegebenheiten und Anforderungen anpassen.

Hier finden Sie die aktuelle Normgegenüberstellung.

5) Einmal eingeführt, nicht mehr weiter betrachtet

Last but not least: Managementsysteme, Standards und Normen leben von einer stetigen Weiterentwicklung und einer fortlaufenden Verbesserung. Ein Stolperstein wäre es also auch, sich nach der Einführung eines Managementsystems nicht mehr weiter um dieses zu kümmern. Die Zertifizierung gilt nur als erster Schritt – Aktivitäten im Bereich Qualitätssteigerung dürfen danach nicht schlagartig stoppen. Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihr Managementsystem einer fortlaufenden Verbesserung unterziehen, regelmäßige Überwachungs- bzw. Verlängerungsaudits durchführen und Stärken und Schwächen ehrlich reflektieren: wo liegen noch Chancen und Potenziale? Welche Prozesse können eingeführt werden, um Ressourcen noch besser und zielführender zu nutzen? An welchen Schwachstellen gilt es weiter zu arbeiten?

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