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10.01.2019

Der Nutzen eines Managementsystems

Organisationen sehen sich mit immer komplexeren und schnelleren Entwicklungen konfrontiert. Der wirtschaftliche Erfolg und die damit verbundenen positiven Effekte stehen im Mittelpunkt der Anstrengungen eines Unternehmens. Leider werden oft Potenziale nicht genutzt oder Risiken richtig bewertet. Managementsysteme bringen Struktur und Transparenz in das Unternehmen.

Was ist ein Managementsystem?

Kundenanforderungen werden immer anspruchsvoller, Terminfristen immer kürzer und die Komplexität von Produkten wie auch von Dienstleistungen nimmt stetig zu. Globalisierung und technologische Innovationen betreffen mittlerweile auch alle Branchen und müssen in die unternehmerische Planung miteinbezogen werden. Damit ein Unternehmen bzw. eine Organisation - gerade in dieser Zeit der Schnelllebigkeit und Variantenvielfalt - überhaupt funktionieren kann, sind Aufgaben, Ziele, Abläufe, Prozesse und viele weitere unternehmerische Elemente auf einander abzustimmen und zu einem System zu verbinden. Ein Managementsystem unterstützt dabei, die Unternehmenspolitik wie auch die gesetzten Unternehmensziele umzusetzen und letztlich den Unternehmenserfolg zu fördern. Der stetige Verbesserungsprozess ist ein wesentlicher Aspekt eines implementierten Managementsystems, der mithilfe des PDCA-Zyklus – Plan, Do, Check und Act – umgesetzt werden kann. Durch den sich wiederholenden Kreislauf wird die Leistung des Unternehmens nachhaltig verbessert.

Ein Managementsystem wird mittels eines Audits bewertet. Dabei werden unter anderem die Prozesse, Abläufe und auch die Erfüllung von festgelegten Anforderungen - zum Beispiel aus der Norm - einer Prüfung unterzogen und dokumentiert. So kann der IST-Stand eines Unternehmens mit dem SOLL-Stand oder einem vergangenen Zustand in Vergleich gesetzt werden. Um das Delta zum „idealen“ Zustand auszugleichen sind entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Je nachdem in welchem Bereich man tätig ist bzw. welche Unternehmensziele erreicht werden wollen, kann ein Managementsystem unterschiedliche Aspekte abdecken.

 

Auszug einiger Managementsysteme:

 

Doch nicht immer ist ein Managementsystem durch eine internationale (ISO), europäische (EN) oder nationale Organisation (ÖNORM) geregelt. Es gibt auch Modelle wie das EFQM Excellence Modell, die grenzübergreifend anerkannt sind.

 

Nach einer positiv abgeschlossenen Prüfung und Erfüllung aller im Zertifizierungsprogramm vorgesehenen Kriterien wird ein Zertifikat ausgestellt als Nachweis der erbrachten und von objektiver und unparteilicher Stelle bestätigten Leistung des Unternehmens. Akkreditierte Zertifikate sind staatlich anerkannte Zeugnisse und durch das Logo der Akkreditierungsstelle und das Akkreditierungszeichen gekennzeichnet.

Was ist der Nutzen eines Managementsystems?

Je nach Art und Einsatz der Managementsysteme sind die Normen als Anleitung zu verstehen. Prozesse optimieren, (neu) zu strukturieren sind beispielsweise Vorgaben der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001, die zu optimaler Kundenzufriedenheit und  kontinuierlicher Verbesserung führen sollen. Der Nutzen eines Managementsystems ist vielfältig und betrifft das gesamte Unternehmen. Neben dem wirtschaftlichen Nutzen, der für die meisten Unternehmen primär angestrebt wird, ist auch der ökologische Nutzen von Bedeutung, der heute mehr denn je von höchster Wichtigkeit ist. Das Schaffen eines Bewusstseins für Umwelteinflüsse im eigenen Arbeitsfeld kann schon zu deutlicher Verringerung der Einwirkungen auf die Umwelt führen. Ein Überdenken von Abläufen und Strukturen führt zu einer Kapazitätenoptimierung und Mitarbeiter rücken in den Mittelpunkt des Dialogs.

Ein Managementsystem ist ein Instrument zur gezielten Verwirklichung der definierten Ziele und Vision eines Unternehmens. Planung, Ausführung, Erfolgskontrolle, Korrektur von Abweichungen betrieblicher Abläufe sind unerlässlich und schärfen das Bewusstsein für die jeweilige Tätigkeit. Arbeitsschritte werden optimiert, die Performance des Unternehmens verbessert sich, wodurch Reklamationen verringert werden und die Kundenzufriedenheit wie auch Kundenbindung gestärkt werden. Die Kosten, die dabei eingespart werden, können reinvestiert werden, um den Wachstum des Unternehmens voranzutreiben, um neue Märkte zu erschließen oder in neue Projekte oder Forschung zu investieren.

Die Beschäftigung mit den eigenen Stärken und Schwächen wie Chancen und Risiken stehen im Fokus. Auch in Richtung Rechtssicherheit zahlt sich ein Managementsystem definitiv aus. Das gewonnene Feedback im Zuge des Audits bringt mehr als es kostet. Der positive Nachweis in Form eines Zertifikats stärkt nicht nur von innen, sondern ist auch ein Leistungsnachweis für Kunden, Partner und Interessenten und kann daher ideal für Werbezwecke und Ausschreibungen genutzt werden. Schließlich ist es absolut legitim, wenn man sein hohes Leistungs- und Qualitätsniveau zeigt und sich damit stolz vom Mitbewerb abhebt.

Nutzen Sie Synergien - Das Integrierte Managementsystem

Betriebe setzen zunehmend auf eine integrierte Implementierung von Managementsystemen. Dabei kann ein Managementsystem in das bestehende oder zwei oder mehrere Standards von Managementsystemen zum Beispiel in den Bereichen Qualität, Umwelt, Sicherheit und Gesundheitsschutz in eine einheitliche Struktur zusammengefasst. Manche Normen sind sich in ihrer Struktur ähnlich und lassen sich mit weniger Aufwand in das vorhandene Managementsystem integrieren. Wesentlich komplexer wird es bei nicht-normierten Managementsystemen oder Modellen und aktuell gibt es auch keine internationale Norm, die beim Aufbau eines Integrierten Managementsystems unterstützt. Die Nutzung von Synergien isolierter Managementsystems macht ein effizienteres und strukturiertes Handeln und Managen möglich. Integration bietet viele Vorteile: klare, abgestimmte Verantwortlichkeiten und Aufgabenzuteilungen, einen besseren Überblick über das Gesamtsystem der Organisation und daraus resultierend Kostenoptimierungen. Der starke Synergie-Effekt wirkt sich positiv und langfristig auf den Zeit-, Kosten- und Ressourcenfaktor des Unternehmens aus.

 

Fazit

Der Nutzen eines oder mehrerer Managementsysteme ist enorm und zahlt sich definitv aus. Ein Managementsystem arbeitet vernetzt und schafft dadurch Struktur und Transparenz. Nicht genutzte Potenziale werden aufgezeigt und können verwertet werden, sodass letztlich die Unternehmensqualität steigt.
 

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Autorin

Ing. Mag. Nina Melmer, BA
Marketing und PR, Quality Austria
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